Ti è mai capitato di sentirti sommerso dalle riunioni? Molte persone con cui lavoro parlano spesso di “sovraccarico di riunioni”: agende piene dall’inizio alla fine della giornata e la sensazione di rincorrere sempre qualcosa, perché non c’è mai tempo per il follow-up.
Le decisioni prese e le attività assegnate durante un incontro finiscono spesso schiacciate tra un meeting e l’altro, costringendoci a lavorare la sera o nei ritagli di tempo al fine di recuperare il tempo perduto.
Il problema è che spesso gestiamo la nostra agenda con il pilota automatico, dando priorità solo alle riunioni a cui dobbiamo partecipare, mentre le fasi di preparazione e di follow-up finiscono in fondo alla lista delle cose da fare.
Eppure, prendersi il tempo per fare bene ogni passaggio può migliorare enormemente la produttività.
All'interno di questa guida ti daremo, quindi, qualche consiglio utile per pianificare e organizzare al meglio una riunione aziendale.
Come convocare una riunione aziendale efficace: consigli per l'organizzatore
Quando presiedi una riunione aziendale, stai chiedendo alle persone di dedicarti il loro tempo. È, quindi, tua responsabilità far sì che lo trascorrano nel modo più utile possibile.
Per riuscirci, ritagliati almeno un’ora per la preparazione, un’ora per l’incontro e un’ora per il follow-up.
La cosa più importante a riguardo di come convocare una riunione aziendale? Segna subito in agenda queste ore: così il lavoro preparatorio e quello successivo non resteranno dei semplici compiti da incastrare all’ultimo momento.
1. Preparazione prima della riunione aziendale
Il segreto di una riunione aziendale ben riuscita sta in un ordine del giorno chiaro e ben pensato.
Non significa solo fare una lista di argomenti: si tratta di costruire il percorso della conversazione che si vuole sviluppare.
Se, per esempio, lo scopo è quello di prendere una decisione, meglio chiarirlo subito: «Alla fine di questo incontro prenderemo una decisione».
Così tutti sapranno come prepararsi e avranno il tempo, già prima di sedersi al tavolo, di riflettere sui punti chiave.
In questa fase, conviene anche confrontarsi con i vari relatori, così da essere allineati e sapere esattamente cosa ciascuno porterà durante la fase di discussione. In questo modo si eviteranno potenziali sorprese o interventi fuori luogo.
Quando l’ordine del giorno è pronto, conviene inviarlo almeno cinque giorni prima della riunione.
In questo modo, ogni partecipante ha il tempo di leggerlo con calma e di procedere con le eventuali preparazioni necessarie.
2. Durante la riunione aziendale
Se la fase preparatoria è stata fatta bene e l’ordine del giorno è chiaro, sarà quest’ultimo a guidare la discussione. Per concentrarti pienamente sulla conduzione dell’incontro, scegli già in anticipo una persona incaricata di prendere appunti.
Prima di chiudere il meeting, riepiloga le azioni concordate, così tutti lasceranno l’incontro sapendo esattamente quali saranno i loro prossimi passi.
3. Follow-up dopo la riunione
L’ultimo passaggio, dopo la riunione aziendale, è trasformare quanto deciso in azioni concrete.
Per farlo, rivedi velocemente gli appunti e inviali ai partecipanti. Se qualcuno non era presente, scrivigli un breve aggiornamento con le decisioni prese: in questo modo tutti sapranno a che punto siete e cosa fare.
Strumenti come PLAUD NOTE possono semplificare molto questo processo. Permettono, infatti, di registrare e trascrivere direttamente la riunione. Inoltre, grazie all’impiego dell’intelligenza artificiale, sono in grado di estrarre in automatico i punti chiavi, le decisioni prese e le attività concordate da svolgere successivamente. In pochi minuti, avrai subito pronto un riepilogo completo da condividere con i diretti interessati.
A partire da questo documento, potrai anche assegnare compiti e scadenze al team così che ognuno possa sapere con esattezza cosa deve fare. E, per chi non ha potuto prendere parte all’incontro, sarà facile inviare loro solo le informazioni essenziali, senza doverli sommergere con l’intera trascrizione.
Grazie a questi strumenti, tutto il gruppo ha la possibilità di rimanere chiaramente aggiornato e il lavoro può proseguire senza rallentamenti.
Come partecipare in modo efficace a una riunione aziendale?
Anche se non sei l’organizzatore diretto della riunione, cerca comunque di dedicare un po’ di tempo alla preparazione e al follow-up.
In questo modo, potrai sfruttare al meglio l’incontro e trasformare subito le decisioni prese in azioni concrete.
1. Preparazione
Nel momento in cui ricevi l’ordine del giorno, ritagliati del tempo per rivederlo e chiederti: «Cosa devo fare per prepararmi?».
Potresti, ad esempio, aver bisogno di leggere la documentazione o di confrontarti brevemente con il tuo team per raccogliere opinioni e feedback. Preparandoti prima, potrai intervenire durante la riunione con contributi mirati e rappresentare al meglio il punto di vista del tuo reparto.
2. Durante la riunione aziendale
Una volta iniziata la riunione, il tuo obiettivo è restare il più possibile concentrato e partecipare attivamente. Assicurati di seguire con attenzione la discussione e di intervenire in modo mirato, condividendo le idee che hai elaborato durante la fase di preparazione.
Anche se qualcun altro si occupa delle note ufficiali, annota comunque i tuoi punti chiave e le azioni che ti riguardano direttamente.
Per semplificare questo compito puoi usare strumenti come PLAUD NOTE che registrano in autonomia la riunione e, grazie all’intelligenza artificiale, ti permettono di avere un riepilogo fedele senza dover prendere appunti dettagliati.
Così puoi restare pienamente coinvolto nella conversazione e, alla fine, disporre di una registrazione personale con tutte le attività da svolgere, pronta per la fase di follow-up.
3. Follow-up
Ti consiglio di riservare qualche minuto subito dopo la riunione per la parte di analisi: questo breve intervallo ti permetterà, infatti, di chiarire subito quali sono le azioni che devi svolgere.
Puoi identificare:
- con chi devi parlare,
- cosa devi fare,
e inserire queste attività direttamente in agenda. Così facendo, puoi gestire subito le tue responsabilità, senza doverle rincorrere all’ultimo minuto o rimandarle di continuo.
Conclusione
A volte una riunione aziendale non è davvero necessaria: viene convocata solo per avere un momento di confronto con gli altri membri del team.
I manager e i leader più efficaci, però, sanno che il valore di questi incontri non sta solo nei contenuti, ma anche in come vengono organizzati: un’impostazione chiara e mirata è ciò che fa la differenza in termini di produttività e di efficacia.
Quando la preparazione è fatta bene e gli obiettivi sono chiari fin dall’inizio, la trasparenza che ne deriva rende evidente se qualcuno non stia effettivamente rispettando gli impegni concordati. Questo permette di intervenire subito, evitando che i problemi si accumulino o che le responsabilità vadano disperse.
In questo modo, ogni partecipante sente di avere un ruolo ben preciso e di contribuire attivamente a far funzionare il lavoro di squadra, trasformando la riunione in un momento davvero utile di collaborazione.
FAQ
Come convocare una riunione aziendale in modo efficiente?
Ti consigliamo la formula 1+1+1 che prevede di dedicare lo stesso tempo alla preparazione, alla riunione vera e propria e alla fase di follow-up.
Inizia preparando un chiaro e completo ordine del giorno che permetterà sia a te che a tutti i partecipanti di sapere con esattezza cosa verrà discusso nell'incontro. Durante la riunione cerca di mantenere la conversazione focalizzata sugli obiettivi che si vogliono raggiungere. Successivamente, usa il tempo del follow-up per trasformare le decisioni prese in azioni concrete che consentano di far avanzare il lavoro.
Cos’è la regola 40/20/40 per le riunioni?
La regola del 40/20/40 suggerisce di investire il 40% del tempo nella preparazione della riunione, il 20% nel suo svolgimento e il restante 40% per le operazioni di follow-up.
L’idea, simile a quella della formula 1+1+1, è che la riunione aziendale in sé rappresenti solo una parte del lavoro: i risultati si costruiscono prima e dopo l'incontro, con una buona organizzazione e un’azione efficace successiva.
Quali sono le 4 P per riunioni aziendali efficaci?
Le 4 P stanno per: Scopo, Partecipanti, Preparazione e Processo.
Ogni riunione aziendale, infatti, dovrebbe avere un obiettivo ben preciso e coinvolgere solo le persone necessarie. Dovrebbe essere supportata da un chiaro ordine del giorno e seguire un processo di sviluppo ben definito. In questo modo, è possibile guidare la discussione arrivando effettivamente a delle decisioni utili.
Come strutturare una riunione aziendale?
L'organizzazione di una riunione aziendale dovrebbe essere suddivisa in tre fasi: preparazione, svolgimento e follow-up.
Prima dell’incontro, definisci un chiaro ordine del giorno che faccia da filo conduttore. Durante il meeting, seguilo con attenzione così da mantenere la discussione il più possibile focalizzata. Alla fine, riassumi i punti concordati e pianifica i passi successivi, in modo da far proseguire il lavoro senza interruzioni.
