Scrivere un verbale di riunione chiaro e preciso è importante per tenere traccia di ciò che è stato discusso, delle decisioni prese e delle attività da svolgere. Un buon documento aiuta il team a rimanere allineato, favorisce la responsabilità e rende il tutto più trasparente.
In questa guida vedremo, passo dopo passo, come preparare e redigere un verbale davvero utile, facile da consultare e adatto a ogni tipo di riunione.
Perché è importante un verbale di riunione accurato?
Un verbale di riunione preciso svolge diverse funzioni molto importanti:
- Documenta i punti chiave della riunione, in modo chiaro e ordinato;
- Attribuisce le responsabilità, aiutando a tenere traccia di compiti e di scadenze;
- Funge da riferimento per chi non era presente o per le riunioni future.
Senza un verbale accurato, è facile dimenticare dettagli importanti o incorrere in malintesi che possono rallentare il lavoro successivo.
Cosa deve contenere un verbale di riunione?
Prima di iniziare a prendere appunti, è importante conoscere quali sono le informazioni più importanti da raccogliere. In linea generale, un verbale efficace dovrebbe riportare:
- Data e orario della riunione
- Elenco dei partecipanti e degli assenti (eventualmente distinguendo tra giustificati e non)
- Approvazione del verbale della riunione precedente (incluse eventuali modifiche)
- Sintesi delle decisioni prese per ogni punto all’ordine del giorno, ad esempio:
- Azioni già svolte o da svolgere
- Prossimi passaggi concordati
- Esito delle votazioni (chi ha proposto, chi ha approvato, modalità del voto, ecc.)
- Mozioni accolte o respinte
- Temi rinviati a una riunione successiva
- Eventuali nuovi argomenti trattati fuori dall'ordine del giorno
-
Data e orario della prossima riunione
Come scrivere una minuta di meeting? Guida passo passo
Vediamo ora un metodo semplice in quattro passaggi per scrivere dei verbali di riunione chiari e utili.
Step 1: Preparati in anticipo
Un po’ di preparazione prima della riunione può fare una grande differenza e ti farà apparire molto più professionale. Il primo passo è creare un ordine del giorno: ti aiuterà a seguire meglio la discussione e a prendere appunti in modo più strutturato.
Prepara anche un template da riutilizzare: per le riunioni formali, meglio includere data, ora, partecipanti, argomenti trattati, decisioni prese e azioni da assegnare. Se, invece, il contesto è più informale, può bastare uno schema semplificato con data, orario e una breve sintesi dei punti chiave.
Step 2: Prendi appunti durante la riunione
Prendere appunti con un computer o un tablet è spesso la scelta più comoda. I file digitali si salvano facilmente, si modificano al volo e si condividono in un attimo. La carta può andar bene, ma solamente per qualche appunto veloce.
Per semplificare ancora di più, puoi usare uno strumento smart come Plaud Note, che registra e trascrive automaticamente l’intera riunione. In questo modo puoi seguire meglio la conversazione e dedicarti all’ascolto, senza dover scrivere a mano.
Se preferisci prendere appunti manualmente, concentrati solamente sugli elementi essenziali. Non serve riportare ogni parola, ma è importante annotare con chiarezza:
- Fatti: informazioni concrete o aggiornamenti rilevanti (es. “il progetto è stato posticipato di due settimane”).
- Problemi: ostacoli o criticità emerse che richiedono attenzione o un approfondimento.
- Decisioni: cosa è stato deciso, da chi e con quale motivazione. Fondamentali soprattutto nei verbali formali.
- Azioni e prossimi passi: attività da svolgere, chi se ne occupa e le eventuali scadenze.
- Domande e risposte: se un partecipante fa una domanda utile, è probabile che interessi anche altri, meglio registrare sia la domanda che la risposta.
Step 3: Rendi i tuoi appunti chiari e leggibili dopo la riunione
Questo passaggio è fondamentale, anche se il verbale è solo per uso interno. Rivedi le note il prima possibile, quando hai ancora tutto ben a mente. L’obiettivo è trasformare gli appunti grezzi in un documento ordinato, comprensibile e utile nel tempo.
Ecco cosa fare:
- Rivedi e correggi: elimina errori, frasi incomplete e passaggi poco chiari. Riscrivi in modo professionale, rendendo il testo fluido e leggibile.
- Riassumi: taglia i dettagli superflui e vai dritto al punto. Focalizzati su fatti, decisioni e attività da svolgere.
- Sii preciso: indica chiaramente cosa è stato deciso, perché, da chi e con quali tempistiche.
In questa fase puoi anche usare degli strumenti intelligenti che ti permettono di semplificare il lavoro. Ad esempio, con Plaud Note puoi scegliere un modello già pronto e lasciare che l’AI crei per te un riassunto chiaro e leggibile.
Se devi correggere qualcosa, c’è sempre la funzione “trova e sostituisci”, utile per modificare velocemente il testo e sistemare eventuali errori.
Step 4: Salva e condividi i tuoi appunti
Una volta terminato il verbale, è il momento di salvarlo e di condividerlo con le persone coinvolte.
Se si tratta di una riunione informale, può bastare un’email con un breve riepilogo delle decisioni prese e delle attività da svolgere. Per incontri più strutturati o ufficiali, invece, conviene archiviare il verbale in uno spazio condiviso, come il portale online del team o una cartella su SharePoint, così sarà sempre accessibile a chi ne avrà bisogno.
Come scrivere un verbale di riunione con Plaud Note?
Abbiamo visto i passaggi tradizionali per scrivere un verbale. Ora vediamo come uno strumento come Plaud Note può rendere il tutto più veloce e decisamente più efficace.
Step 1: Registra la riunione
Per prima cosa, usa Plaud Note per registrare la riunione. Puoi appoggiarlo sul tavolo oppure usarlo insieme al tuo smartphone. Il dispositivo ascolterà tutti gli interventi e trasformerà le parole in testo in tempo reale. Così non dovrai più scrivere tutto a mano e potrai concentrarti davvero sulla discussione.
Step 2: Lascia lavorare l’intelligenza artificiale
Al termine della riunione, l’intelligenza artificiale di Plaud si occuperà della trascrizione automatica, trasformando l’audio in un testo fedele a quanto detto. Da lì puoi selezionare un modello di riassunto direttamente nell’app e lasciare che l’AI ti aiuti a creare un riepilogo chiaro e ben organizzato.
Step 3: Controlla e condividi il tuo riassunto
Una volta generato il riassunto, leggilo con attenzione per verificare che tutto sia corretto. Se c’è qualcosa da sistemare, puoi usare la funzione “trova e sostituisci” per apportare modifiche in modo veloce.
Quando sarai soddisfatto, condividi il verbale con il tuo team. In questo modo, tutti sapranno cosa è stato discusso e quali sono le azioni da seguire.
Come si scrive un verbale di una riunione?
Per rendere il tuo verbale chiaro, coerente e professionale, tieni a mente alcune regole di base:
- Mantieni uno stile oggettivo e neutro.
- Usa sempre lo stesso tempo verbale in tutto il documento.
- Evita di indicare nomi, tranne quando necessario (es. per mozioni o approvazioni formali).
- Non inserire osservazioni personali, il verbale deve riportare solo fatti e decisioni.
- Se fai riferimento ad altri documenti, non riassumerli, allegali oppure indica chiaramente dove trovarli.
A supporto, Plaud mette a disposizione una libreria di template già pronti, pensati per diversi tipi di riunioni. Puoi scegliere tra formati più strutturati (adatti a comitati e consigli direttivi) oppure tra opzioni più snelle, ideali per le riunioni di team.
Conclusione
Il verbale di una riunione è uno strumento utile per fare chiarezza su ciò che è stato detto e deciso, ma scriverlo non deve essere per forza complicato o pesante.
Speriamo che questa guida sia stata d’aiuto a chi sta iniziando a occuparsi di verbali e vuole farlo in modo semplice, chiaro e adatto al contesto del proprio team o della propria realtà lavorativa.
FAQ
Il verbale di una riunione deve essere approvato?
Sì, per essere ufficiale il verbale va approvato, di solito all’inizio della riunione successiva. Prima della condivisione, deve essere validato da chi presiede l’incontro.
Quali sono gli errori più comuni da evitare nella redazione di un verbale?
Evitare troppi dettagli, trascrivere tutto parola per parola e non specificare chiaramente chi fa cosa.
Come posso assicurarmi che il verbale sia conforme a livello legale?
Includi presenze, quorum, votazioni e decisioni, mantenendo un tono neutro e oggettivo. Evita opinioni personali e archivia il verbale in modo sicuro per garantirne la validità nel tempo.
