La maggior parte di ciò che fa effettivamente crescere un business viene raramente annotato. Accade durante una chiamata di vendita fatta da solo, nel passaggio di un cliente a un collega, o una visita al paziente non documentata. Ciò che rimane è di solito un riassunto parziale, filtrato e ricordato in modo impreciso nella mente di una persona o nei suoi appunti.
Plaud Team colma questa lacuna. E sempre di più, sta diventando il modo in cui i team si assicurano che la conoscenza non rimanga chiusa all'interno dell'account di una singola persona.
Cos'è Plaud Team
Plaud Team è lo spazio di lavoro di Plaud per le organizzazioni. Aggiunge funzionalità di fatturazione centralizzata, gestione degli utenti e gestione dei dispositivi alle funzionalità di presa di appunti basate sull’IA e di analisi delle conversazioni che gli utenti già conoscono, il tutto costruito sulla solida base di sicurezza e conformità esistenti di Plaud. È stato creato per quel momento in cui uno strumento amato dalle persone deve trasformarsi in qualcosa che un'organizzazione possa effettivamente gestire, che si tratti di un team di vendita, di una società di consulenza o di una struttura sanitaria.
I vantaggi che il tuo team trae dalla condivisione delle conversazioni
La centralizzazione della fatturazione e l'accesso amministrativo risolve un problema logistico. Il cambiamento più grande è quello che succede dopo: le conversazioni smettono di essere qualcosa che solo una persona ricorda e iniziano a diventare qualcosa a cui l'intero team può attingere.
Ecco come appare in pratica.
Decisioni più rapide e consapevoli. Quando una chiamata conoscitiva, un colloquio con il cliente o un aggiornamento con le parti interessate vengono catturati e trascritti, quel contesto diventa una base su cui l'intero team può lavorare. Nessuno deve spiegare di nuovo le cose nella prossima riunione. Vengono prese meno decisioni basate su informazioni parziali, perché nessuno è costretto a fare affidamento sul ricordo esatto di quanto detto da un cliente tre settimane prima.
Team allineato senza essere in presenza. Nessun team è sempre presente in ogni conversazione che conta. Un rappresentante malato, un manager che non può unirsi a una chiamata con il cliente, un nuovo assunto che è arrivato dopo che è stata presa una decisione chiave. Possono tutti recuperare ciò che è stato effettivamente detto e deciso, non una sintesi di seconda mano.
Coerenza in un team in crescita. Man mano che i team crescono, il modo in cui ciascuno prende appunti, effettua i follow-up e documenta le decisioni tende a variare. Uno spazio di lavoro condiviso costruito intorno alle conversazioni registrate offre a tutti una fonte comune di informazioni. I team di vendita lo usano per standardizzare il follow-up. Le strutture sanitarie lo utilizzano per una documentazione coerente. Le società di consulenza lo usano per preservare il patrimonio di conoscenze aziendali mentre i collaboratori passano da un impegno all'altro.
Riduzione dei costi di onboarding per i nuovi assunti. In passato, i nuovi membri del team imparavano "come facciamo le cose qui" seguendo qualcuno per settimane. Con una libreria condivisa di conversazioni, chiamate e decisioni passate, possono aggiornarsi rispetto a esempi reali anziché a una presentazione formativa.
Riduzione del rischio legato a figure chiave. Una relazione con il cliente, una serie di annotazioni sul caso, la storia di un progetto. Quando tutto ciò risiede esclusivamente nella mente di una persona o nella sua app personale per prendere appunti, l’azienda va incontro a rischi se quella persona non è più disponibile o se lascia l’azienda. Centralizzare la cronologia delle conversazioni all'interno dell'organizzazione protegge il patrimonio di conoscenze come bene aziendale, non individuale. Gli amministratori possono gestire l'accesso quando qualcuno lascia l’azienda, così nulla se ne va con loro.
Conformità e uniformità qualitativa su larga scala. Settori regolamentati come sanità, servizi finanziari e legali hanno bisogno di un registro strutturato e centralizzato delle conversazioni con clienti e pazienti. In questo modo si semplifica il rispetto degli standard di documentazione e facilita le attività di audit e di controllo della qualità, evitando di dipendere dalle abitudini dei singoli.
Progettato per il modo in cui i team già lavorano
Niente di tutto ciò richiede che un team cambi il proprio modo di lavorare. Plaud Team si inserisce nel flusso delle conversazioni già in corso, che si tratti di chiamate di vendita, riunioni con i clienti, visite ai pazienti o incontri individuali, e le trasforma in una risorsa a disposizione dell'intero team. Il livello di amministrazione lo rende una soluzione che un'azienda può implementare su larga scala in modo responsabile. Il livello di collaborazione lo rende una soluzione che un team può utilizzare quotidianamente.
A chi è destinato Plaud Team
- Team di vendita e team a contatto con i clienti che necessitano di registri uniformi e ricercabili di ogni conversazione tra i rappresentanti.
- Società di consulenza, studi legali e studi professionali dove la conoscenza dei casi deve superare il singolo incarico o membro del team.
- Strutture sanitarie e altre attività a contatto con i pazienti che necessitano di una documentazione accurata senza interrompere il flusso delle cure.
- Qualsiasi team che voglia sostituire un insieme eterogeneo di abitudini individuali di presa di appunti con un unico spazio di lavoro sicuro e regolamentato.
In pratica, qualsiasi team in cui il vero lavoro si svolge attraverso una conversazione, non tramite un documento.
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