Hai appena concluso una call di vendita. Ti sentivi sicuro dopo che il potenziale cliente aveva accettato la tua proposta. Tuttavia, il giorno dopo scopri che ha scelto di andare avanti con qualcun altro, nonostante fossi convinto di aver chiuso l’accordo. Una delusione, vero?
Le statistiche dimostrano che solo il 2% delle vendite si chiude alla prima chiamata, mentre oltre l’80% richiede ulteriore lavoro e mail di follow-up dopo un incontro per arrivare alla chiusura. Tutti noi vogliamo quel cliente e tutti vogliamo quella vendita: ecco perché è fondamentale sapere come scrivere una follow up email perfetta dopo un meeting.
In questa guida ti spiegherò passo passo come scrivere una mail di follow-up dopo un incontro per aumentare le tue possibilità di ottenere il cliente che desideri.
Perché è importante inviare una mail di follow-up dopo un incontro?
Fare follow-up dopo un meeting non è solo una buona prassi: può fare la differenza tra essere ricordati e concludere un affare o essere dimenticati. Una mail di follow-up ben scritta aiuta a mantenere il ritmo della conversazione, dimostra professionalità, chiarisce le responsabilità e riafferma il tuo interesse.
Senza un follow-up rapido, potresti perdere occasioni preziose. Una mail di follow-up serve per lasciare un’impressione positiva e mostrare determinazione: anche solo confermare i prossimi passi o dire “grazie” può avere un grande impatto. Questa è la base di come scrivere una follow up email perfetta, capace di fare la differenza tra essere ricordati e dimenticati.
La psicologia dietro a tutto questo è chiara: le persone sono impegnate, distratte e con priorità diverse. Il tuo incontro potrebbe essere stato il momento clou della tua settimana, ma per loro è stato probabilmente incastrato tra altre tre presentazioni di vendita e una riunione di budget. Senza un follow-up efficace, stai semplicemente sperando che si ricordino di te in mezzo a tutto il resto.
Come scrivere una mail di follow-up dopo un incontro: esempio di follow-up email con l’AI
Ecco una guida passo passo su come scrivere una mail di follow-up dopo un incontro utilizzando l’AI e come i prodotti Plaud ti aiutano ad automatizzare l’intero processo.
Passaggio 1: Registra le tue chiamate WhatsApp, le riunioni su Google Meet o gli incontri di persona con Plaud Note
Utilizza Plaud Note, un elegante registratore vocale AI che si collega al telefono e cattura audio di alta qualità dalla tua riunione. Che si tratti di un incontro di persona o di una chiamata di vendita su WhatsApp, Plaud Note garantisce che ogni parola venga registrata.
Puoi anche ritagliare l’audio per ottenere un risultato più pulito e mantenere solo le parti che preferisci.
Passaggio 2: Ottieni la trascrizione della riunione
Una volta terminata la riunione, l’app Plaud trascriverà automaticamente l’audio, fornendoti un testo parola per parola della conversazione.
Ma non si ferma qui: Plaud trasforma la trascrizione grezza in una vera e propria risorsa di lavoro.
All’interno dell’app puoi accedere a template AI già pronti per diversi scenari di vendita.
Che tu abbia bisogno di un riepilogo, di una follow up email per confermare una proposta o di un messaggio di ringraziamento, puoi scegliere un modello dalla Plaud Template Community o crearne uno tuo, risparmiando tempo e fatica. Questa diventerà la base per scrivere una mail precisa e personalizzata.
Passaggio 3: Fornisci la trascrizione all’AI per generare la mail
Una volta ottenuto il riepilogo o la trascrizione della riunione, puoi copiarla in un’AI e farla lavorare per creare la tua mail di follow-up.
Esempio di prompt di output:
“Sei un assistente per email. Sulla base degli appunti o del riepilogo della conversazione forniti, scrivi una mail di follow-up in un tono chiaro, professionale e conciso. La mail deve includere la seguente struttura:
Step 1 – Ringraziamenti: Inizia ringraziando i partecipanti per il tempo dedicato.
Step 2 – Riepilogo: Riassumi brevemente lo scopo dell’incontro e i punti chiave trattati.
Step 3 – Decisioni prese: Indica chiaramente le decisioni o conclusioni raggiunte.
Step 4 – Prossimi passi: Elenca le azioni da svolgere, le scadenze (se presenti) e i responsabili di ciascun compito.
Mantieni un tono collaborativo e cordiale. L’oggetto della mail deve essere pertinente e utile (es. ‘Follow-up su [Argomento Meeting] – [Data]’).”
Mantieni un tono cortese e collaborativo.
- L’oggetto della mail deve essere pertinente e utile (es. “Follow-up su [Argomento Meeting] – [Data]”).
- Esempio di formato di input:
“Riepilogo meeting: Discussa strategia di lancio marketing. Concordato spostamento della timeline al Q4. Sarah guiderà la strategia della campagna. Tom rivedrà il budget entro martedì prossimo.”
- Output atteso: Un messaggio email completo.
In alternativa, Plaud ti permette anche di passare direttamente alla fase successiva, ovvero la generazione dell’email, senza uscire dalla piattaforma una volta completata la trascrizione.
Ecco come funziona:
- Clicca su “Ask AI”
- Invia il tuo prompt
- Personalizza con facilità: tono, dettagli e contenuti possono essere modificati direttamente nell’app per adattarli alla situazione specifica del cliente.
Esempio di prompt di output (gestito automaticamente in Plaud):
"Scrivi un’email di follow-up relativa a questa riunione. Evidenzia le difficoltà del cliente, le soluzioni che abbiamo proposto e i prossimi passi concordati. Mantieni un tono cordiale e professionale, ideale per far avanzare una conversazione di vendita.”
Niente più copia e incolla. Nessun passaggio tra strumenti diversi. Plaud automatizza tutto, dalla voce alla trascrizione fino all’email personalizzata, permettendoti di concludere affari più velocemente.
Passaggio 4: Rivedi, perfeziona e invia l’email di follow-up
- Verifica l’accuratezza: Assicurati che nomi, date e impegni siano corretti.
- Personalizza e perfeziona: Aggiungi un tocco personale o adatta il tono al tuo stile e al rapporto con il cliente.
- Invia al cliente: Quando il testo ti soddisfa, premi “Invia”.
Plaud semplifica questo flusso di lavoro — dalla registrazione, alla trascrizione, fino alla creazione automatica dell’email di follow-up con AI — così puoi concentrarti sulla vendita.
Come scrivere un’email di follow-up
Passaggio 1. Esprimere apprezzamento
Inizia con una nota positiva. Ringrazia il destinatario per il tempo, i contributi o le idee condivise durante la riunione. Questo imposta fin da subito un tono professionale. Anche una semplice frase come “Grazie per aver trovato il tempo di incontrarci” dimostra rispetto e gratitudine.
Passaggio 2. Ripercorrere la riunione
Riepiloga brevemente ciò che è stato discusso e i punti principali emersi. Questo aiuta a rinfrescare la memoria del destinatario e a dare contesto, soprattutto se ha avuto molte riunioni consecutive. Ad esempio: “Abbiamo esaminato i tuoi obiettivi di marketing per il Q3 e come la nostra piattaforma può integrarsi per raggiungerli.”
Passaggio 3. Riportare le decisioni principali
Indica cosa è stato deciso, compresi eventuali accordi presi, offerte formulate, richieste avanzate e azioni da intraprendere. Questo favorisce una comprensione reciproca e riduce il rischio di malintesi. Puoi usare un elenco puntato per migliorare la leggibilità.
Passaggio 4. Definire i prossimi passi
Specifica quali saranno le azioni successive e chi è responsabile di cosa. Se hai promesso di preparare una proposta, organizzare una demo o fornire risposte, dichiaralo chiaramente. Includi anche ciò che ti aspetti da loro, se rilevante.
Passaggio 5. Fissare la data del prossimo incontro
Se è già prevista un’altra riunione, conferma sempre data e orario. In caso contrario, proponi alcune opzioni per mantenere vivo l’interesse e la continuità. Questo ti aiuta a non perdere tempo e ti presenta come una persona organizzata e proattiva.
Consigli per scrivere email efficaci dopo una riunione
- Invia l’email entro 24 ore dall’incontro, così da restare rilevante.
- Mantienila breve: rispetta il tempo del destinatario.
- Identifica e indica chiaramente le azioni da intraprendere.
- Concludi con una nota positiva per mantenere un buon rapporto.
Modelli di email di follow-up
Dopo una riunione di team
Dopo una riunione con un potenziale cliente
Dopo un evento di networking
Dopo una riunione con un cliente
Per chiedere un feedback sulla riunione
FAQ
Come si scrive la prima email di follow-up?
La cortesia è la base, ma ciò che conta davvero è andare oltre, impostando fin da subito il tono giusto per l’intera relazione. È stato notato che i migliori incipit — quelli che funzionano davvero — sono quelli che fanno riferimento a qualcosa della conversazione precedente, evitando frasi generiche e impersonali.
Qual è un buon oggetto per l’email di follow-up post-riunione?
L’oggetto è l’occasione per catturare subito l’attenzione. Negli anni abbiamo testato molte opzioni e abbiamo scoperto che le righe oggetto più efficaci sono specifiche, orientate all’azione e capaci di trasmettere subito il messaggio.
Come si prepara una buona email di resoconto di una riunione?
Una buona email di resoconto evidenzia i punti chiave della riunione. Bisogna includere le principali conclusioni evitando dettagli superflui che non interessano a tutti. Concentrati su tre elementi: cosa è stato discusso, cosa è stato deciso e qual è il piano d’azione per il futuro.
Qual è la strategia migliore per rendere efficace un’email di follow-up dopo una riunione?
Usa strumenti come Plaud per toccare tutti i punti essenziali, mantenere il messaggio breve e chiaro, e assicurarti che ciò che è stato concordato sia ben definito, specificando chi deve fare cosa e entro quando.
Nota finale: La cortesia è il punto di partenza, ma ciò che conta davvero nelle email di follow-up dopo una riunione sono i risultati e il rafforzamento delle relazioni. L’uso di strumenti di AI come Plaud Note e di strategie email comprovate ti offre un sistema scalabile mostrandoti come scrivere una follow up email perfetta trasformando ogni riunione in una possibilità concreta di vendita.
