Comunicazione efficace nelle call di vendita: 9 consigli

Una comunicazione efficace in una chiamata di vendita si basa su tre elementi chiave: capire il contesto prima di spiegare, far sentire l'interlocutore davvero ascoltato e chiudere la conversazione con un passo successivo chiaro. Quando una trattativa si blocca, nella maggior parte dei casi la call ha generato confusione invece di portare chiarezza.

Da qui nascono alcune domande centrali:

Perché le chiamate di vendita si bloccano?
Quali sono i 9 consigli pratici da usare già dalla prossima call?
Come comunicare in modo efficace senza sembrare rigidi o artificiali?

Quali sono i punti cardine della comunicazione efficace: perché le chiamate di vendita si bloccano?

Una chiamata di vendita si blocca quasi sempre per tre motivi: il contesto non viene chiarito, si perde la fiducia dell'interlocutore oppure il passo successivo resta vago. Quando il venditore parla troppo, finisce per spiegare prima di aver davvero compreso il cliente.

I dati di Gong indicano che il rapporto più efficace tra ascolto e parlato è intorno a 43:57, mentre superare il 65% del tempo di parola riduce le probabilità di conversione. Quando l'attenzione è eccessivamente centrata su chi vende, la fiducia tende a diminuire.

Il risultato è una conversazione che si chiude senza un impegno concreto. Frasi come "ti mando delle informazioni" sembrano innocue, ma spesso portano a un nulla di fatto, perché non spingono verso una decisione.

Per evitare questo tipo di blocco, è utile avere sempre in mente una mappa semplice della chiamata:

Contesto: fatti, impatto, priorità e modalità decisionali
Fiducia: curiosità autentica ed empatia percepita
Impegno: chi fa cosa, entro quando e con quale risultato

Comunicazione efficace: 9 consigli da usare già dalla prossima chiamata

Capire il problema è importante. Avere indicazioni pratiche da applicare subito nella prossima chiamata lo è ancora di più.

I consigli che seguono sono delle azioni semplici e concrete, pensate per funzionare nelle conversazioni reali, non solamente sulla carta.

Consiglio 1: apri con il permesso, non con la pressione
Consiglio 2: chiedi "perché ora" prima di iniziare a spiegare
Consiglio 3: usa una progressione di domande, così l'analisi non si fermerà ai soli fatti
Consiglio 4: rendi evidente il tuo ascolto in una sola frase
Consiglio 5: fai una domanda orientata alle emozioni per far emergere la vera posta in gioco
Consiglio 6: presenta la tua offerta con parole semplici, che l'acquirente possa ripetere
Consiglio 7: rendi il "forse" uno spazio sicuro, così il cliente continuerà a parlare
Consiglio 8: collega la tua proposta alle parole usate dall'acquirente
Consiglio 9: chiudi sempre con un responsabile, una data e un risultato chiaro

Consiglio 1: apri con il permesso, non con la pressione

I primi 30 secondi della chiamata fanno davvero la differenza. Se l'acquirente percepisce pressione, tende a chiudersi subito. È meglio iniziare con un'apertura semplice, che inviti a una breve conversazione. La psicologia sociale mostra da tempo che ottenere un piccolo "sì" iniziale rende più facile arrivare a richieste successive più impegnative, è il principio del piede nella porta.

Segui questa sequenza:

inizia in modo educato
richiama un fatto condiviso
fai una domanda semplice, a cui sia facile rispondere

Esempio: "Ciao Jordan, ieri hai scaricato la checklist di sicurezza. In questo periodo stai confrontando alcune soluzioni o stai solo raccogliendo informazioni?"

Questo approccio funziona perché una comunicazione efficace costruisce prima un piccolo consenso, invece di chiedere subito qualcosa di più impegnativo.

Illustrazione: comunicazione efficace durante una chiamata di vendita

Consiglio 2: chiedi "perché ora" prima di spiegare

Quando inizi a spiegare troppo presto, rischi di parlare di ciò che credi sia importante, invece di concentrarti su ciò che conta davvero per l'acquirente. Meglio invertire l'ordine: chiarisci prima il "perché ora", poi passa alla spiegazione.

Fai una domanda legata al momento e resta in silenzio il tempo necessario per ascoltare una risposta autentica:

"Cosa è cambiato che ha reso questa una priorità adesso?"
"Cosa succede se nulla cambia entro la fine di questo trimestre?"
"Cosa ti ha spinto a rispondere a questa chiamata oggi?"

Ascolta segnali come urgenza, pressione temporale o percezione del rischio. Quando emerge una frase significativa, riprendila più avanti usando le stesse parole dell'interlocutore, ad esempio: "Hai detto che in questo momento la situazione ti sembra 'fragile'. Puoi spiegarmi meglio cosa intendi?"

In questo modo la conversazione resta ancorata alla realtà dell'acquirente, invece di spostarsi sulla tua proposta.

Consiglio 3: usa una sequenza di domande per non fermarti ai soli fatti

Nelle chiamate di vendita ci si ferma spesso su domande neutre e rassicuranti, come "Che strumenti usate?" o "Quante licenze avete?". Il problema è che queste informazioni, da sole, non bastano a capire davvero la situazione e non creano urgenza. Una comunicazione efficace durante una call funziona quando riesci a passare dai dati al loro significato concreto.

Per farlo, puoi seguire una sequenza di domande semplice, che accompagna la conversazione in modo naturale:

Fatti: cosa succede oggi, nella pratica?
Problema: cosa non funziona o rallenta il lavoro?
Impatto: che conseguenze ha, in termini di tempo, costi o rischi?
Priorità: perché è importante affrontarlo adesso?
Decisione: come verrà presa la decisione e chi sarà coinvolto?

Se senti che la chiamata sta scivolando verso una presentazione, fermati e riporta l'attenzione sull'impatto reale per il cliente. Puoi farlo con una domanda come: "Quando si verifica questo problema, che impatto ha sul vostro team ogni settimana, in termini di tempo perso, di ricavi mancati o di rischi?"

Esempio concreto:

Cliente: "Stiamo usando lo strumento X e abbiamo circa 120 postazioni."
Tu: "Ok. Quando lo strumento X non risponde alle vostre esigenze, che effetto ha sul lavoro del team settimana dopo settimana? Chi ne risente di più?"

Questo passaggio evita di restare bloccati sui dati e ti permette di capire il contesto reale prima di proporre qualsiasi soluzione.

Illustrazione: domande per passare dai fatti all'impatto in una call di vendita

Consiglio 4: rendi evidente il tuo ascolto in una sola frase

Durante una chiamata di vendita, la comunicazione smette di funzionare quando l'acquirente non è sicuro di essere stato davvero capito. Per evitarlo, spesso è sufficiente una sola frase ben costruita, che riassuma il problema, l'impatto e l'urgenza, seguita da una richiesta di conferma.

Le analisi sulle call lo confermano: i risultati migliorano quando si parla meno e si ascolta di più. Secondo i dati di Gong, nel 2025 il rapporto medio tra tempo di parola e ascolto nelle chiamate più efficaci è stato di circa 60/40.

Esempio pratico:

Acquirente: "Le revisioni richiedono un'eternità e le trattative finiscono per bloccarsi."
Tu: "Quindi le revisioni sono il collo di bottiglia, rallentano le trattative e questo sta mettendo pressione sugli obiettivi del trimestre, è corretto?"

In questo modo dimostri di aver compreso davvero la situazione e dai all'interlocutore lo spazio per confermare o correggere.

Se utilizzi Plaud Note Pro, puoi registrare la chiamata per restare pienamente presente durante la conversazione e recuperare poi le parole esatte dell'acquirente nel riepilogo automatico. Mantieni il recap breve e fedele, rispettando sempre le normative sul consenso e le policy aziendali sulla registrazione.

Consiglio 5: fai una domanda che tocchi le emozioni per far emergere la vera posta in gioco

A volte l'acquirente è d'accordo dal punto di vista logico, ma non fa alcun passo avanti. Di solito succede quando la posta in gioco non è ancora percepita come concreta. Finché il tema resta solo razionale, la decisione tende a essere rimandata.

Le emozioni hanno un peso anche nelle scelte professionali, soprattutto quando le decisioni sono complesse. Per questo può essere utile porre una domanda che tocchi il tema del rischio o della fiducia.

Ad esempio:

"Come ti senti all'idea di andare avanti così per altri sei mesi?"
"Quanto sei sicuro che il processo attuale possa reggere mentre l'azienda cresce?"

Usa questo tipo di domanda una sola volta per chiamata. Se ripetuta troppo spesso, rischia di sembrare costruita o troppo artificiale.

Consiglio 6: esprimi la tua offerta con parole semplici, che l'acquirente possa ripetere

Se un acquirente non riesce a spiegare la tua proposta a qualcun altro, la trattativa tende a rallentare. Una comunicazione efficace serve proprio a questo: rendere il messaggio chiaro, facile da ricordare e semplice da riportare anche fuori dalla call.

Cerca di condensare la proposta in una sola frase, che risponda a tre domande: a chi è rivolta, a cosa serve e che cosa cambia.

Ad esempio: "Aiutiamo i team di vendita a registrare le chiamate e a trasformarle in riepiloghi con decisioni, responsabili e azioni da svolgere."

Subito dopo, verifica se il messaggio è passato davvero: "Ti sentiresti tranquillo a spiegarlo al tuo responsabile?"

Se l'interlocutore esita, non è un problema, è un'indicazione utile. Vuol dire che puoi semplificare ancora, finché la proposta diventerà immediata e facile da ripetere.

Illustrazione: rendere una proposta chiara e facile da ripetere in una call di vendita

Consiglio 7: rendi il "forse" uno spazio sicuro, così l'acquirente continuerà a parlare

Un "forse" detto in fretta di solito non è un rifiuto, ma il segnale che il passo successivo sembra rischioso. Quando un acquirente ripete frasi come "non sono ancora sicuro", prova a proporre un'opzione a basso impegno, ad esempio: "Se dedicassimo 20 minuti a mappare il tuo flusso di lavoro, pensi che ti aiuterebbe a capire se vale la pena fare una valutazione più approfondita?"

In questo modo offri un passaggio poco rischioso che, comunque, fa avanzare la trattativa. Può essere:

una breve sessione di lavoro
una bozza di piano pilota
uno scambio di checklist o di materiali utili

Illustrazione: proporre un prossimo passo a basso impegno quando il cliente dice 'forse'

Consiglio 8: collega la tua raccomandazione alle parole dell'acquirente

Gli acquirenti tendono a mettere in discussione la tua logica, ma raramente mettono in dubbio ciò che hanno detto loro stessi. Una comunicazione efficace ancora le raccomandazioni alle parole già usate dall'interlocutore.

Riprendi due o tre elementi specifici che ha condiviso e costruisci da lì il passo successivo: "Hai citato A, B e C. Partendo da questo, ti proporrei di fare D come prossimo passo."

Una buona regola è suggerire l'azione più piccola possibile che permetta di confermare o di escludere la compatibilità. In questo modo mantieni lo slancio senza forzare decisioni premature.

Consiglio 9: chiudi con un responsabile, una data e un risultato chiaro

Molte trattative si arenano nello spazio tra una "buona conversazione" e un piano concreto. Per evitarlo, ogni chiamata dovrebbe chiudersi sempre con tre elementi ben definiti:

chi è responsabile di cosa
quando avverrà il prossimo passo
che cosa significa considerarlo concluso

Un esempio pratico: "Oggi ti mando un riepilogo. Possiamo sentirci per 20 minuti martedì prossimo per decidere se passare a un piano pilota?"

Se utilizzi Plaud Note Pro, puoi toccare "Evidenzia" quando emergono scadenze, persone coinvolte o impegni. In questo modo il riepilogo finale partirà dai punti decisivi, invece che da una lunga trascrizione della chiamata.

Schermata: funzione Evidenzia per segnare i punti chiave durante una chiamata

Come comunicare in modo efficace senza sembrare "preconfezionato"?

Per migliorare davvero il tuo modo di comunicare non serve imparare frasi a memoria. È molto più efficace allenarsi su quei pochi momenti che determinano l'esito di una chiamata. È proprio lì che una comunicazione efficace fa la differenza.

Illustrazione: allenare la comunicazione nei momenti decisivi di una call di vendita

Esercizio 1: prepara micro-frasi per tre momenti chiave

Individua tre frasi che vuoi riuscire a dire in modo chiaro e naturale:

un'apertura che chieda il permesso di parlare
una domanda che faccia passare la conversazione dai fatti al significato
una chiusura che chiarisca chi fa cosa, entro quando e con quale obiettivo

Ogni frase dovrebbe durare meno di 15 secondi. Cambia solo un dettaglio alla volta, non l'intera frase, così resti spontaneo senza improvvisare ogni volta.

Esercizio 2: rivedi una chiamata al giorno con un solo focus

Evita di analizzare tutto insieme. Scegli un solo aspetto e concentrati su quello:

hai chiesto "perché ora" prima di spiegare?
sei riuscito a riassumere il problema in una frase?
hai definito un passo successivo chiaro, con una data?

Quando noti un miglioramento, passa al punto successivo.

Esercizio 3: prepara in anticipo i passi successivi, in base alla fase

Molte chiusure falliscono perché vengono improvvisate. Meglio, quindi, avere alcune opzioni pronte, da adattare al momento giusto:

dopo la fase di analisi: mappa degli stakeholder, piano di valutazione, data
dopo una demo: criteri di successo, punti aperti, incontro decisionale
dopo prezzo o aspetti di sicurezza: percorso di approvazione, tempistiche, responsabile

Questo è ancora più utile quando sei stanco o hai poco tempo. Anche in quei momenti, infatti, la chiusura deve restare chiara e coerente.