Non puoi delegare il tuo cervello ed è proprio questo il problema. Ti ritrovi l'agenda sempre piena di riunioni, la casella di posta elettronica che raddoppia da un giorno all'altro e le tue decisioni hanno un impatto su tutti, ma alla fine sei sempre tu a doverle prendere.
Il burnout non arriva da una singola giornata difficile, ma da troppe giornate in cui il tuo tempo viene consumato senza essere davvero valorizzato.
Questa guida alla gestione del tempo per Executive e CEO nasce proprio per aiutarti a superare questa sfida. I metodi che troverai ti insegneranno a far valere ogni ora della tua giornata: con meno interruzioni, prendendo decisioni più lucide e avendo energia più costante durante tutta la settimana.
Quando impari a gestire il tuo tempo come un vero leader e non come un semplice esecutore, anche l’intera azienda ne trarrà un grande beneficio.
Che cos’è la gestione del tempo?
La gestione del tempo è il processo di organizzazione e pianificazione che ti permette di distribuire le ore della giornata tra diverse attività e compiti. Gestire il tempo in modo efficace significa lavorare in maniera più intelligente, non necessariamente più intensa, ottenendo così una maggiore produttività e meno stress.
Come gestire il tempo da CEO o Executive?
Per gestire in modo efficace una compagnia o una grande organizzazione è essenziale avere a disposizione ampi blocchi di tempo senza interruzioni. Ti serviranno, infatti, per riflettere e prendere delle decisioni chiare. Tuttavia, con agende sempre piene, richieste continue, liste di attività infinite e riunioni fissate all’ultimo minuto, questo obiettivo diventa quasi impossibile da raggiungere.
Se la tua giornata è scandita solo da approvazioni, aggiornamenti ed escalation del team, il calendario finisce per erodere la tua capacità di svolgere al meglio le tue funzioni.
La gestione del tempo parte, quindi, da un controllo del flusso di attività. Ciò significa stabilire delle finestre di tempo strutturate dedicate alla presa di decisioni eliminando le call ricorrenti non essenziali.
Modi efficaci per la gestione del tempo di un CEO o Executive
Non ti serve necessariamente più tempo: quello che hai già va solamente usato con una maggiore attenzione.
Adotta il time blocking
Sostituisci le liste infinite di attività con blocchi di tempo strutturati. Apri il tuo calendario e individua i vari spazi liberi (quelli tra le riunioni, le trasferte e gli impegni personali). È qui che troverai il tuo tempo di lavoro effettivo.
Assegna, quindi, a ciascun blocco un compito che possa essere svolto in quel lasso di tempo. L’obiettivo è dare un ruolo al tuo tempo prima che venga reclamato da qualcun altro.
Organizza i blocchi in base al livello di concentrazione richiesto. Usa gli intervalli brevi per attività semplici come approvazioni o follow-up. Riserva i blocchi più lunghi, invece, per il lavoro strategico che richiede una maggiore chiarezza mentale. Più sarai intenzionale nella pianificazione, più costante sarà la qualità dei tuoi risultati.
Applica la “fixed schedule productivity”
Stabilisci un orario di fine giornata non negoziabile. Ad esempio: “Alle 17:30 ho finito”.
Questa scelta ti obbliga a pianificare la tua giornata lavorativa entro dei limiti di tempo ben definiti evitando di ricorrere automaticamente a ore aggiuntive quando il lavoro si accumula.
Non spostare in avanti l'orario di termine del lavoro, ma piuttosto modifica gli impegni che inserisci nel tuo calendario. Se un compito non può essere completato entro la giornata, sposta qualcos'altro oppure impara a dire di no. Questo vincolo ti costringe ad assegnare priorità alle varie attività rimandando quelle che non necessitano di un follow-up immediato.
Con il tempo, anche il tuo team di lavoro imparerà a rispettare i tuoi spazi e tu stesso svilupperai una maggiore disciplina nella gestione del tempo, trattandolo come una risorsa realmente limitata.
Audit strategico del tempo e ottimizzazione
Monitora come utilizzi davvero il tuo tempo: non quello che avevi pianificato, ma ciò che hai realmente svolto in realtà.
Prendi in esame una settimana completa del tuo calendario: segna cosa è stato effettivamente intenzionale e cosa, invece, è stato aggiunto all'ultimo minuto. Identifica i blocchi di tempo che si sono allungati troppo o quelli che non erano necessari.
Non si tratta di un semplice esercizio di pulizia: serve a capire se il tuo tempo è allineato alle tue priorità. Se non lo è, anche i tuoi risultati finiranno per risentirne.
Dai priorità al deep work
Ritagliati del tempo da dedicare esclusivamente alla concentrazione profonda:
- Blocca ogni giorno almeno una finestra di 60-90 minuti. L’ideale è al mattino, prima che la giornata ti possa sfuggire di mano.
- Adatta durata e orario in base ai tuoi ritmi di lavoro: nei periodi più tranquilli puoi allungare i blocchi di tempo, in quelli più intensi, invece, mantienili costanti ma leggermente più brevi.
- Dedica questo tempo alle attività ad alto impatto come scrivere una strategia, riflettere sulla struttura organizzativa e risolvere problemi importanti.
Il deep work richiede continuità: se durante un blocco ti arriva un'idea fuori dal focus attuale, non interrompere la concentrazione, annotala subito parlando con Plaud Note. Così potrai riprenderla successivamente senza perdere il filo del lavoro che stai svolgendo in quel momento.
Se l'attività che stai seguendo richiede di scrivere (ad esempio un aggiornamento da inviare al CdA o un memo di visione), prova a dettare la prima bozza. Parlare, infatti, può essere più veloce che digitare, soprattutto quando le idee sono ancora in fase embrionale.
Plaud Note ti permette di registrare i tuoi pensieri in modo chiaro trasformandoli direttamente in un testo, pronto per essere rivisto. È un ottimo punto di partenza che ti permette di mantenere il massimo della scorrevolezza e della lucidità.
Interazioni strutturate
Le conservazioni non strutturate possono arrivare a consumare molto tempo durante la giornata lavorativa. Bastano, infatti, poche “domande veloci” per spezzare la concentrazione di un’intera mattinata.
Al fine di evitare questa situazione, definisci delle finestre temporali fisse per il confronto con il team. Ad esempio, potresti stabilire degli orari di ricevimento settimanali sempre negli stessi momenti. In questo modo, i tuoi collaboratori sapranno con precisione quando possono contattarti e arriveranno anche più preparati con domande più chiare.
Per quanto riguarda le riunioni, usa i colloqui individuali (one-to-one) e gli incontri con livelli organizzativi diversi (skip-level meeting) non solo per condividere aggiornamenti sullo stato delle attività, ma soprattutto per ottenere un vero allineamento. Questi momenti servono a far emergere eventuali ostacoli, segnali di fiducia o problemi nascosti che altrimenti non verrebbero a galla. Sono il modo più diretto per capire come sta funzionando davvero l’organizzazione.
Mantienili brevi, ma strutturati e con un obiettivo ben preciso, lasciando anche qualche minuto finale per riflettere su ciò che è emerso durante la riunione.
L'uso di Plaud Note ti permette di rendere questi momenti strutturati ancora più efficaci e semplici da gestire:
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Registra e trascrivi automaticamente gli incontri ottenendo dei riepiloghi AI che ti permettono di avere subito a colpo d'occhio un documento con i prossimi passi da seguire, le decisioni prese e le azioni successive.
- Rendi più smart le finestre di confronto con il team. Quando qualcuno porta un problema o un’idea, puoi registrare lo scambio in tempo reale avendo così traccia di ciò che è stato detto.
- Ottieni delle trascrizioni automatiche dei diversi incontri senza doverti affidare esclusivamente alla tua memoria o incaricare qualcuno di prendere appunti.
Una gestione efficiente delle interazioni con i vari membri del team permette di ridurre gli attriti, di migliorare la memoria collettiva e fa risparmiare tempo mantenendo i colleghi sempre allineati.
Integrare gli elementi essenziali della tua vita quotidiana
Il modo in cui gestisci il tempo influisce su tutta la tua vita, non solo sulla giornata lavorativa. Ignorare questo aspetto significa compromettere l’intero sistema, anche se l’agenda sembra perfettamente organizzata.
Dai priorità all'esercizio fisico e pianificalo come se fosse una riunione importante. Una sessione di allenamento prima di cena è ideale per segnare il passaggio dal lavoro alla vita privata. Ti aiuta, infatti, a resettare la mente e a scaricare la tensione accumulata.
Viene poi il sonno. Dormire bene non significa solamente mettersi a letto e spegnere la luce. È importante costruire una routine che ti accompagni verso il riposo ogni sera nello stesso modo. Se soffri di insonnia o hai spesso un sonno agitato, questo aspetto diventa ancora più importante.
Infine, la resilienza psicologica passa anche dalla protezione del tuo “conto in banca del tempo”. Quando qualcosa va storto (ad esempio, una chiamata tesa o una consegna mancata), non lasciare che ciò ti porti via un’ora di produttività. Un brutto momento non merita più tempo solo perché è stato intenso. Prendine nota, trai insegnamento e passa subito al compito successivo.
Miglioramento continuo
Non esiste un modo unico e uguale per tutti, la tua gestione del tempo deve evolvere insieme alla tua vita, al tuo team e alle tue responsabilità.
La sperimentazione fa parte del processo: non aver paura di provare nuovi strumenti, di pianificare le tue giornate in modo diverso o di cambiare il ritmo di lavoro in base alla tua effettiva energia. Considera questi tentativi come dei micro-test, ossia dei piccoli cambiamenti che ti permettono di ottenere un feedback immediato.
Cerca di pensare avendo in mente una prospettiva decennale e non giornaliera. Nel corso del tempo affronterai inevitabilmente delle fasi diverse: periodi di grande intensità, momenti di mantenimento, pause dedicate al recupero e fasi di riallineamento.
Per questo è importante costruire delle soluzioni di gestione del tempo a livello executive che sappiano adattarsi ai cambiamenti della vita, perché la vita segue i propri ritmi, a prescindere da ciò che hai in agenda.
Ecco, quindi, alcuni consigli pratici:
- Non inseguire sempre le fasi ad alta intensità. Punta, invece, alla costanza.
- Dedica ogni giorno uno spazio, anche breve, al deep work.
- Durante i momenti più difficili, cerca di restare focalizzato sulle tue principali responsabilità.
- Lascia che strumenti come Plaud Note alleggeriscano il carico mentale, così da concentrare le tue energie solo sull’esecuzione.
Quando qualcosa interrompe il tuo ritmo (che sia un viaggio, un problema di salute o una questione familiare) non cercare di recuperare tutto in una volta. Riprendi semplicemente la tua routine. Alla lunga, infatti, la costanza vale più della perfezione.
La mentalità di base: il tempo come investimento principale
A livello executive, il tempo non è qualcosa che semplicemente si consuma: è una risorsa che si sposta e si investe. Non ragioni più come un dipendente con orario fisso, ma inizi ad agire come un vero proprietario.
Il tempo è una valuta. Ogni giorno ricevi un deposito fisso: non puoi aggiungere ore, ma puoi solamente scegliere come utilizzarle. Alcune le investirai per prendere decisioni, altre per definire strategie, altre ancora per recuperare energie. Se ben impiegati, questi “investimenti” generano valore nel tempo; se mal gestiti, rischiano invece di rallentarti.
Per guadagnare tempo dove serve, liberati dalle attività a basso impatto: assumi un assistente, delega i compiti operativi, elimina i passaggi superflui. Fallo, però, con criterio: ha senso “ricomprare” tempo, infatti, solo se quello che liberi può essere dedicato a ciò che davvero solo tu puoi fare. È così che il tuo ruolo può crescere, invece di restare soffocato da numerose incombenze.
Pensa come un investitore e chiediti: che risultato produce quest’ora? Dove ci porta questa riunione? Quanto mi costa, in termini di attenzione ed energia, questo compito?
Nel momento in cui impari a trattare il tempo come un vero asset, smetti di sprecarlo in attività che non aumentano il tuo impatto.
Strumenti come Plaud Note permettono di rendere questo processo ancora più semplice: ti aiutano a lavorare in modo maggiormente concentrato, a prendere decisioni con meno attriti, registrando e organizzando le diverse informazioni senza farti perdere tempo.
FAQ: Gestione del tempo per CEO ed Executive
Quante ore lavora un CEO al giorno?
In media, i CEO lavorano tra le 9 e le 10 ore al giorno. In alcuni casi, possono lavorare anche più ore. Non necessariamente, però, ciò porta a dei migliori risultati.
Perché la gestione del tempo è così importante per i CEO?
La gestione del tempo è un fattore molto per chi gestisce un'azienda in quanto il suo lavoro influenza anche quello degli altri. Il modo in cui lavora un leader riflette anche quello dell'intera sua organizzazione.
Su cosa dovrebbero concentrarsi i CEO?
Gli aspetti su cui dovrebbe maggiormente concentrarsi un CEO sono la definizione della strategia aziendale e i processi decisionali. Tutto ciò che esula da questo nucleo centrale dovrebbe essere delegato o eliminato.
