In questa guida scoprirai tutto quello che ho imparato negli anni su come registrare in modo efficace una riunione Teams. Ti mostrerò sia le funzioni integrate del software sia alcune soluzioni alternative, come Plaud Note, che possono rendere il processo ancora più semplice e veloce.
Come registrare una riunione in Microsoft Teams?
La prima volta che ho provato a registrare una riunione Teams non è andata affatto come speravo. Essendo alle prime armi, ho commesso diversi errori e, quando finalmente sono riuscito ad avviare la registrazione, mi ero già perso i primi 15 minuti di incontro. Proprio per evitare che capiti anche a te, ho preparato una guida chiara e semplice in cui ti spiego passo dopo passo come registrare una riunione su Teams.
Passaggio 1: apri Microsoft Teams e vai al Calendario
Un errore comune è cercare l’opzione di registrazione direttamente nella finestra della chat. In realtà, il punto di partenza è il Calendario di Teams. Qui troverai la riunione programmata (Nuova riunione): cliccaci sopra e ti apparirà il pulsante “Partecipa”.
Passaggio 2: partecipa alla riunione che vuoi registrare
Dopo aver cliccato su “Partecipa”, prenditi un momento per controllare le impostazioni di audio e videocamera. Assicurati che siano configurate correttamente. Solo a quel punto, fai clic sul pulsante finale di accesso alla riunione.
Passaggio 3: prepara i contenuti prima di avviare la registrazione
Un consiglio che ho imparato sulla mia pelle: se devi condividere delle slide, una lavagna virtuale o il tuo schermo, aprili in anticipo. Il motivo è semplice: Teams non aspetta. Dal momento in cui compare il puntino rosso, ogni tua azione viene registrata.
Passaggio 4: avvia la registrazione della riunione
Quando sei dentro la riunione, clicca su “Altre azioni” (i tre puntini) nella barra in alto e seleziona “Avvia registrazione”. A questo punto comparirà una notifica per avvisare tutti i partecipanti che la sessione è in fase di registrazione. Niente trucchi: Teams non permette di registrare di nascosto.
Passaggio 5: interrompi e salva la registrazione
Quando la riunione è terminata, apri di nuovo il menu “Altre azioni” e scegli “Interrompi registrazione”. Da lì in poi farà tutto Teams: il video verrà elaborato in automatico e salvato su OneDrive o SharePoint, in base alle impostazioni della tua organizzazione.
Come registrare una riunione su Teams con Plaud Note?
La funzione di registrazione di Microsoft Teams è utile, ma non sempre lascia libertà di scelta. Mi è capitato, ad esempio, di non poter registrare perché l’opzione non era stata abilitata dal mio amministratore IT: un vero incubo. Un’altra volta, senza il piano aggiornato, la registrazione non era disponibile e ho perso l’intero incontro.
È proprio in quelle situazioni che ho scoperto strumenti come Plaud Note. Si tratta di un piccolo registratore intelligente basato su AI, compatibile non solo con Teams, ma anche con Zoom, Google Meet, le telefonate e persino le conversazioni dal vivo. Niente limiti, niente vincoli legati all’host: se ti sei stancato delle restrizioni di Teams, questo dispositivo può davvero fare la differenza.
Passaggio 1: accendi il dispositivo Plaud Note
È un gadget compatto e semplicissimo da usare. Ti basta tenere premuto il pulsante di accensione per qualche secondo, finché la spia luminosa non inizia a lampeggiare.
Passaggio 2: scegli la modalità di registrazione più adatta
Ed è qui che Plaud Note mostra tutta la sua versatilità. Puoi selezionare la modalità d'uso in base a ciò che devi registrare: una riunione online, una telefonata o una conversazione dal vivo.
Per le chiamate basta utilizzare l’attacco magnetico, mentre per i colloqui in presenza puoi passare alla modalità dedicata, che cattura le voci con estrema chiarezza senza richiedere configurazioni complicate.
Passaggio 3: posiziona Plaud Note per ottenere il miglior audio
Se stai registrando una discussione di gruppo, il punto ideale è al centro del tavolo. Una volta, per sbaglio, l’ho messo sotto una pila di fogli: il risultato è stato un audio ovattato, come se tutti parlassero attraverso un cuscino. Da allora ho imparato la lezione: una linea sonora libera garantisce una registrazione chiara.
Passaggio 4: avvia la registrazione con un solo clic
Ed ecco la parte più comoda: ti basta premere una volta il pulsante di registrazione e l’audio parte subito. Niente menu da aprire, niente finestre di conferma o messaggi del tipo “Sei sicuro di voler registrare?” come, invece, accade in Teams. È semplice, immediato e dà davvero una piacevole sensazione di libertà.
Passaggio 5: interrompi e salva la registrazione
Quando hai finito, premi di nuovo il pulsante e la registrazione verrà salvata automaticamente nella memoria di Plaud Note.
Passaggio 6: accedi, trascrivi e riepiloga dall’app Plaud
Qui è dove Plaud Note mostra davvero il suo valore. Apri l’app Plaud sul tuo smartphone e troverai tutte le registrazioni ordinate nonché subito disponibili. Con un semplice tocco puoi trascrivere l’intera riunione, ottenere dei riepiloghi generati dall’intelligenza artificiale e condividere con i colleghi i passaggi più importanti.
Se lo strumento di registrazione integrato in Teams ti sembra limitato o vuoi una copia personale senza dover dipendere dal reparto IT della tua azienda, Plaud Note è la soluzione ideale. È come avere un’assistente in tasca sempre pronto, preciso e instancabile.
Come partecipare a una riunione Teams?
Prima di poter registrare o di intervenire in una riunione Teams, è fondamentale collegarsi nel modo giusto. Può sembrare banale, ma capita molto più spesso di quanto pensi di commettere errori (ed è successo anche a me).
Puoi effettuare l'accesso a una riunione Teams:
- Da un invito del calendario: ti basta cliccare sul link di Teams presente nell’invito.
- Dall’app Microsoft Teams: apri l’app, vai al calendario e seleziona “Partecipa”.
- Da Outlook: se l’invito è sincronizzato, troverai il pulsante “Partecipa alla riunione di Teams” direttamente nell’evento.
- Come ospite: non hai installato Teams? Nessun problema. Puoi entrare dal browser cliccando sul link e scegliendo “Partecipa dal Web”.
Il mio consiglio? Collegati sempre con qualche minuto di anticipo. Una volta sono arrivato tardi e ho scoperto che Teams richiedeva un aggiornamento. Il risultato? Cinque minuti di attesa imbarazzante prima di riuscire a entrare nel meeting.
Come creare una riunione su Teams?
Organizzare una riunione Teams è molto semplice. Apri l’app, vai al Calendario e clicca su “Nuova riunione”. Inserisci titolo, data, ora e partecipanti, poi conferma.
Gli invitati riceveranno un link per collegarsi subito, sia dall’app che dal browser. In pochi secondi avrai la tua riunione pronta.
Conclusione
Alla fine, registrare una riunione Teams non significa semplicemente premere un tasto, ma assicurarsi che tutte le informazioni importanti vengano catturate, condivise e utilizzate al meglio. Che tu scelga lo strumento integrato di Microsoft o che preferisca affidarti a una soluzione più completa come Plaud Note, l’obiettivo resta lo stesso: mantenere il tuo team aggiornato e sempre allineato.
FAQ
Dove si trovano le registrazioni delle riunioni di Microsoft Teams?
Di solito vengono salvate su OneDrive o SharePoint. Le riunioni di canale finiscono nella cartella SharePoint del canale stesso, mentre quelle private si trovano nel tuo OneDrive personale.
Come posso riprodurre, condividere e gestire le registrazioni di Teams?
Apri il link che compare nella chat o nel thread della riunione. Da lì puoi guardare la registrazione in streaming, condividerla con i colleghi oppure scaricarla (se la tua organizzazione lo permette).
Posso registrare una riunione Teams se non sono l’organizzatore?
Sì, ma solo se l’amministratore IT ha abilitato i permessi anche per i partecipanti. In caso contrario, l’opzione di registrazione resterà disattivata.
Come si abilita la registrazione in Microsoft Teams?
La gestione è nelle mani dell’amministratore IT, il quale imposta i criteri delle riunioni tramite il pannello di amministrazione di Teams. Se non trovi il pulsante di registrazione, contatta il tuo reparto IT.
È possibile registrare una riunione Teams gratuitamente?
Certo. La funzione di registrazione è inclusa in Microsoft 365, senza costi aggiuntivi. L’unico limite riguarda lo spazio di archiviazione e le autorizzazioni, che dipendono sempre dalla tua organizzazione.
