AI per riunioni: come prendere appunti durante gli incontri in presenza

Hai già un sistema di AI per riunioni e vuoi usarlo per prendere appunti durante un incontro in presenza?

In questa guida vediamo come farlo in modo semplice: dalla registrazione della riunione fino alla trascrizione, al riepilogo e all’organizzazione degli appunti.

Il processo di base prevede cinque passaggi:

1. Scegli un modello di appunti adatto al tipo di riunione.

2. Posiziona il dispositivo vicino ai partecipanti, senza intralciare la conversazione. Se usi un dispositivo indossabile, aggancialo ai vestiti o all’accessorio previsto.

3. Avvia la registrazione.

4. Salva o carica l’audio nel cloud.

5. Usa l’intelligenza artificiale per trasformare la registrazione in appunti, riepiloghi e informazioni facili da cercare.

Il funzionamento è semplice, ma le possibilità sono più ampie. Oggi i sistemi di AI per riunioni in presenza possono trascrivere ciò che viene detto, generare riassunti, salvare le conversazioni e analizzare il contenuto per evidenziare i punti principali, riconoscere i relatori e individuare informazioni utili.

Secondo un sondaggio condotto da Morning Consult per conto di Zoom, il 48% dei leader intervistati ha dichiarato di dedicare più tempo di quanto vorrebbe a prendere appunti. È proprio qui che questi strumenti possono fare la differenza: ti aiutano a restare concentrato sulla riunione, mentre il dispositivo si occupa della parte di registrazione e documentazione.

In questa guida vedremo tutto ciò che devi sapere per registrare una riunione in presenza con un sistema di AI per riunioni. Troverai anche consigli pratici e alcuni strumenti utili per la registrazione, tra cui Plaud Note e Plaud NotePin.

Consiglio rapido: se stai cercando un dispositivo per prendere appunti durante le riunioni in presenza, puoi consultare la nostra classifica dei migliori registratori di riunioni con IA. Il nostro team ha testato e recensito i principali modelli sul mercato, così puoi capire meglio quale soluzione scegliere prima dell’acquisto.

Come usare l'AI per riunioni in presenza: panoramica

Per utilizzare un sistema di AI per riunioni durante un incontro in presenza, è importante preparare bene la registrazione. In questo modo l’audio sarà più chiaro, la trascrizione maggiormente precisa e gli appunti finali più facili da consultare.

Ecco i passaggi principali da seguire:

1. Ottieni il consenso dei partecipanti. Prima di iniziare, informa le persone presenti che la riunione verrà registrata. È un passaggio importante, soprattutto quando si parla di lavoro, clienti, dati riservati o informazioni personali.

2. Scegli un modello di appunti. Prima di registrare, seleziona il formato più adatto al tipo di riunione. Per esempio, i dispositivi Plaud includono modelli per aggiornamenti sullo stato di avanzamento, appunti clinici e verbali di riunione. Puoi anche creare un modello personalizzato per le tue riunioni di lavoro.

3. Posiziona correttamente il dispositivo. Se usi un registratore da tavolo, mettilo al centro, a una distanza simile da tutti i partecipanti. Se, invece, usi un dispositivo indossabile, aggancialo ai vestiti o all’accessorio previsto.

4. Orienta i microfoni verso chi parla. Se una persona sta presentando o interviene a lungo, indirizza il microfono verso di lei. Alcuni dispositivi di fascia alta, come Plaud NotePin, hanno diversi microfoni e gestiscono meglio le conversazioni con vari relatori.

5. Avvia la registrazione. Quando tutto è pronto, premi il pulsante di registrazione e lascia che il dispositivo catturi la conversazione.

6. Salva la trascrizione nel cloud. Al termine della riunione, assicurati che la registrazione o la trascrizione AI venga salvata nel cloud. Da lì potrai condividerla, analizzarla, archiviarla e trasformarla in appunti facili da consultare.

Per ottenere una trascrizione chiara, la qualità dell’audio è fondamentale. Durante una riunione in presenza, il dispositivo deve riuscire a catturare voci diverse, spesso provenienti da punti diversi della stanza.

Un registratore di bassa qualità può perdere alcune parti della conversazione, soprattutto se ci sono rumori di fondo, persone sedute lontano o più relatori che intervengono uno dopo l’altro. Anche le app pensate per le riunioni online non sempre funzionano bene negli incontri dal vivo, perché sono progettate per gestire l’audio di chiamate su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.

Per questo, nelle riunioni in presenza è meglio usare uno strumento pensato per registrare conversazioni dal vivo, invece di affidarsi a soluzioni improvvisate come lo smartphone appoggiato sul tavolo.

Passiamo ora ad alcuni concetti di base.

Cos'è un dispositivo per prendere appunti basato sull'IA?

Un dispositivo per prendere appunti basato sull’IA registra l’audio di riunioni e conversazioni in presenza, poi lo trasforma in un testo che puoi leggere, cercare e riassumere in un secondo momento.

In pratica, cattura ciò che viene detto, lo elabora con un sistema di riconoscimento vocale e genera una trascrizione scritta. Da lì, l’intelligenza artificiale può aiutarti a creare riepiloghi, individuare le informazioni principali, riconoscere i diversi relatori e mettere in evidenza eventuali attività da svolgere.

I principali strumenti per prendere appunti con l’IA sono:

• App per smartphone o computer, come Otter.ai e Fireflies

• Registratori autonomi, come Plaud Note e i registratori vocali Sony, da posizionare sul tavolo

• Dispositivi indossabili, come Plaud NotePin, da agganciare alla camicia o alla custodia del telefono

Il vantaggio è semplice: durante una riunione non devi più dividerti tra ascolto, partecipazione e appunti scritti a mano. Il sistema si occupa della parte di documentazione, mentre tu puoi seguire la conversazione, fare domande e intervenire senza il timore di perdere passaggi importanti.

Dopo la riunione, puoi cercare un argomento specifico nella trascrizione oppure leggere il riepilogo generato dall’IA per recuperare rapidamente ciò che è stato detto.

Tra le funzioni più utili troviamo:

• Trascrizione IA in tempo reale

• Supporto multilingue

• Trascrizioni illimitate, in alcuni casi

• Riassunti strutturati a partire dall’audio

• Etichettatura degli oratori, utile per distinguere i diversi relatori durante la riunione

• Riconoscimento delle attività da svolgere, follow-up e verbali di riunione generati con l’IA

Vantaggi dell'utilizzo di un dispositivo per prendere appunti di persona

Usare un dispositivo per prendere appunti basato sull’intelligenza artificiale durante una riunione in presenza ti aiuta a concentrarti sulla conversazione, invece di passare tutto il tempo a scrivere.

Il vantaggio principale è semplice: il dispositivo registra ciò che viene detto, genera una trascrizione e ti permette di recuperare facilmente le informazioni dopo la riunione. Questo rende gli appunti più precisi, facilita i follow-up e può essere utile anche nelle attività commerciali, ad esempio quando devi rivedere una trattativa, una chiamata di vendita o un incontro con un cliente.

C’è però un aspetto importante da considerare: registrare una riunione dal vivo è più complesso rispetto a registrare una riunione online. In una chiamata Zoom, l’audio arriva da un canale digitale già pulito. In una sala riunioni, invece, ci possono essere eco, rumori di fondo, persone sedute lontano dal microfono e voci che si sovrappongono.

Per questo serve un dispositivo con un buon microfono, posizionato nel modo giusto. Solo così l’audio sarà abbastanza chiaro da permettere all’intelligenza artificiale di generare una trascrizione utile.

Vediamo ora più nel dettaglio i principali vantaggi.

Maggiore produttività

Uno dei vantaggi principali di un dispositivo per prendere appunti basato sull’intelligenza artificiale è che ti libera dalla necessità di scrivere tutto durante la riunione.

Il dispositivo registra la conversazione, la trascrive e genera un riepilogo. In questo modo puoi seguire meglio il confronto, intervenire quando serve e concentrarti su ciò che viene detto, invece di dividere l’attenzione tra ascolto e appunti.

Questo rende più semplice anche il lavoro dopo la riunione. Puoi recuperare le informazioni principali, controllare chi ha detto cosa e trasformare i punti discussi in attività da completare.

Prendere appunti con l’AI aiuta quindi a:

• Ridurre il rischio di perdere informazioni importanti

• Gestire i follow-up con più ordine

• Ricostruire meglio decisioni, responsabilità e prossimi passi

• Ricordare più facilmente i contenuti della riunione

In breve, il dispositivo si occupa della documentazione, mentre tu puoi partecipare alla riunione con più attenzione.

Organizza e condividi gli appunti delle riunioni

Un altro vantaggio dei sistemi di intelligenza artificiale per prendere appunti è che ti aiutano a ritrovare facilmente ciò che è stato detto, anche a distanza di settimane o mesi.

Dopo una riunione, non hai solo una trascrizione da archiviare. Puoi cercare una parola chiave, un argomento, il nome di un cliente o un punto discusso e recuperare subito le parti rilevanti della conversazione.

Questo è utile quando devi tornare su una decisione, verificare cosa è stato detto sul budget o rivedere i passaggi legati a un progetto specifico. Invece di sfogliare pagine di appunti o cercare tra documenti sparsi, trovi tutto in modo più rapido e ordinato.

Molti sistemi permettono anche di organizzare le riunioni per progetto, cliente o argomento. Così, quando devi recuperare tutte le informazioni su un account o su una trattativa, puoi trovarle in un unico posto.

Condividere gli appunti con il team aiuta anche a ridurre i fraintendimenti. Quando tutti possono consultare la stessa trascrizione o lo stesso riepilogo, è più facile chiarire cosa è stato deciso, chi deve occuparsene e quali sono i prossimi passi.

Trascrizioni parola per parola

Durante una riunione, è facile perdere una frase, interpretare male un passaggio o segnare solo una parte di ciò che è stato detto. Gli appunti scritti a mano aiutano, ma restano sempre una sintesi personale della conversazione.

Con un dispositivo basato sull’intelligenza artificiale, come Plaud, hai invece una registrazione audio della riunione e una trascrizione da consultare in seguito. Questo ti permette di recuperare frasi, decisioni e dettagli con maggiore precisione, senza affidarti solo alla memoria o a note prese di fretta.

La differenza è importante: quando scrivi a mano, ascolti, interpreti, scegli cosa annotare e lo riformuli in modo abbreviato. Quando rileggi quegli appunti, quindi, potresti ritrovare una versione parziale o interpretata della conversazione, non sempre ciò che è stato detto davvero.

Avere una traccia più completa è particolarmente utile in situazioni delicate, come negoziazioni contrattuali, discussioni legali o specifiche tecniche, dove anche una parola capita male può creare problemi in un secondo momento.

Utilizzare le riunioni come materiale formativo

Le riunioni registrate possono diventare una risorsa utile per formare il team. Invece di usare solo manuali, slide o simulazioni, puoi partire da conversazioni reali e mostrare esempi concreti di come vengono gestite certe situazioni.

Questo è particolarmente utile nell’onboarding di nuovi colleghi o nell’aggiornamento dei team già attivi. Per esempio, un nuovo venditore può ascoltare le conversazioni dei colleghi più esperti e capire quali domande fanno i potenziali clienti, come vengono gestite le obiezioni e quali passaggi aiutano a chiudere una trattativa.

Il vantaggio è che la formazione diventa più concreta. I nuovi assunti non devono imparare solo dalla teoria o procedere per tentativi, ma possono osservare cosa ha funzionato davvero, in quale contesto e con quale approccio.

Le registrazioni possono anche essere riviste in autonomia, così ogni persona può tornare sui passaggi più utili e studiarli con i propri tempi.

Ora che abbiamo visto i principali vantaggi, passiamo ad alcuni consigli pratici per usare questi strumenti durante le riunioni in presenza.

Consigli per usare sistemi automatici di appunti basati sull'IA

Per ottenere appunti chiari e utili, non basta premere “Registra”. Anche con un sistema basato sull’IA, è importante preparare bene la riunione, scegliere il formato giusto e assicurarsi che l’audio venga acquisito in modo corretto.

Ecco alcuni consigli pratici, basati su migliaia di riunioni registrate con Plaud NotePin e Plaud Note.

• Personalizza l’output: prima di iniziare, scegli un modello di appunti o un formato di riepilogo adatto alla riunione. In questo modo l’IA saprà se deve creare un verbale, un elenco di azioni da svolgere, un riepilogo strutturato o un altro tipo di nota. A seconda del contesto, puoi anche modificare il modello o la formattazione degli speaker.

• Posiziona correttamente il dispositivo: se usi un registratore da tavolo, mettilo al centro, così può catturare in modo equilibrato gli interventi dei partecipanti. Se, invece, usi un dispositivo indossabile e stai conducendo la riunione, puoi agganciarlo al colletto. Un posizionamento sbagliato può compromettere la qualità dell’audio e rendere la trascrizione meno precisa.

• Ottieni il consenso dei partecipanti: informa sempre le persone presenti che la riunione verrà registrata prima di avviare la registrazione. Anche quando la normativa locale lo consente, essere trasparenti aiuta a creare fiducia ed evita che qualcuno si senta colto di sorpresa in seguito.

• Configura la sincronizzazione cloud: attiva il backup automatico, così le registrazioni vengono caricate nel cloud appena termina la riunione. In questo modo riduci il rischio di perdere appunti importanti se il dispositivo si spegne, viene smarrito o non viene sincronizzato in tempo.

È consentito registrare riunioni senza autorizzazione?

In Italia, registrare una riunione può essere consentito, ma bisogna distinguere tra registrazione, uso della registrazione e diffusione del contenuto.

In generale, se partecipi direttamente alla conversazione, puoi registrarla anche senza informare gli altri interlocutori. La registrazione viene, infatti, considerata una forma di documentazione di ciò che hai ascoltato personalmente.

Il discorso cambia se registri una conversazione tra altre persone senza essere presente. In quel caso si può entrare nel campo delle intercettazioni illecite o della violazione della riservatezza, perché chi registra non partecipa direttamente al dialogo.

Bisogna fare attenzione anche a cosa succede dopo la registrazione. Usare il file per ricordare quanto è stato detto o per tutelare un proprio diritto è diverso dal condividerlo con terzi, pubblicarlo online o usarlo fuori dal contesto in cui è stato raccolto. La diffusione non autorizzata può creare problemi legali, soprattutto se la riunione riguarda informazioni private, aziendali o riservate.

Anche il luogo e il tipo di incontro contano. Una riunione in ufficio, in una sala privata o in un contesto professionale può comportare aspettative di riservatezza maggiori rispetto a una conversazione in un luogo pubblico.

Per questo, anche quando la registrazione può essere consentita, la scelta più sicura resta informare i partecipanti prima di iniziare e chiedere il consenso di tutti.

Queste informazioni non costituiscono consulenza legale. Le regole possono cambiare in base al caso specifico, al tipo di riunione, ai dati trattati e all’uso della registrazione. In caso di dubbio, è sempre meglio verificare la normativa applicabile o chiedere supporto a un professionista.

Altre problematiche relative a sicurezza e privacy

Oltre al consenso alla registrazione, devi considerare anche la sicurezza dei dati e la riservatezza delle informazioni raccolte.

Una riunione registrata può contenere dati personali, informazioni aziendali, dettagli commerciali, decisioni interne o contenuti riservati. Per questo è importante registrare un audio chiaro, sapere dove vengono salvati i file, chi può accedervi e come vengono protetti.

Noi di Plaud prestiamo particolare attenzione alla protezione dei dati e alla privacy dei nostri clienti. Anche per questo Plaud è diventato uno dei registratori vocali basati sull’IA più utilizzati, scelto da 1,5 milioni di professionisti in tutto il mondo.

Se lavori in ambito sanitario, la cautela deve essere ancora maggiore. Le registrazioni possono contenere informazioni sulla salute, che in Italia e nell’Unione Europea rientrano tra le categorie particolari di dati previste dal GDPR. In questi casi è importante usare strumenti con misure di sicurezza adeguate, come crittografia, controllo degli accessi e archiviazione sicura.

Anche nel settore finanziario possono essere trattate informazioni sensibili o riservate, come dati personali, dettagli economici e informazioni sui clienti. Prima di usare un sistema di appunti basato sull’IA, quindi, è importante verificare che lo strumento sia adatto a gestire informazioni professionali e confidenziali.

I migliori dispositivi per prendere appunti durante le riunioni in presenza

Esistono molti strumenti per prendere appunti durante una riunione, ma non tutti sono adatti agli incontri dal vivo. Alcune soluzioni funzionano meglio con le riunioni online, mentre altre sono pensate proprio per registrare conversazioni in presenza.

In questa selezione trovi dispositivi fisici e app software, valutati in base a precisione, facilità d’uso e prezzo.

Nota: includiamo entrambe le categorie perché spesso si fa confusione tra riunioni online, riunioni ibride e riunioni in presenza. Per registrare un incontro dal vivo, però, la qualità dell’audio resta uno degli aspetti più importanti.

Plaud

Plaud è uno dei registratori vocali per riunioni in presenza più popolari al mondo. Oltre 1,5 milioni di professionisti lo utilizzano per prendere appunti con l’intelligenza artificiale durante riunioni, interviste e registrazioni quotidiane.

Il suo punto di forza è la combinazione tra hardware e software. Il dispositivo registra l’audio della riunione, mentre l’intelligenza artificiale aiuta a trascrivere, riassumere e organizzare gli appunti.

Plaud offre un’elevata precisione, una lunga durata della batteria, un alto livello di sicurezza e modelli pensati per diversi casi d’uso professionali.

È una soluzione adatta a chi cerca un assistente per riunioni basato sull’intelligenza artificiale da usare in presenza, durante le telefonate e anche per creare verbali di riunioni online.

Nota: il piano base è gratuito e include 300 minuti di trascrizione. I piani a pagamento offrono funzionalità aggiuntive.

Granola

Granola è un’app ibrida per prendere appunti con l’intelligenza artificiale. Combina la trascrizione automatica con le note scritte a mano, quindi può essere utile quando vuoi seguire la riunione senza perdere il controllo su ciò che viene documentato.

È adatta alle situazioni in cui vuoi restare concentrato sulla conversazione, ma hai comunque bisogno di annotare alcuni punti specifici. In questo modo non devi trascrivere tutto manualmente e puoi integrare gli appunti generati dall’IA con le tue osservazioni.

Granola si sincronizza con il calendario ed è disponibile per Mac e PC.

Otter

Otter è una delle app di trascrizione AI più conosciute. Funziona molto bene per le riunioni online, perché può collegarsi a Zoom, Google Meet o Microsoft Teams come partecipante automatico.

Durante la chiamata, Otter trascrive la conversazione in tempo reale, identifica chi parla e genera riepiloghi con le azioni da svolgere. Per questo è una soluzione comoda per meeting virtuali, call di lavoro e riunioni da remoto.

Per le riunioni in presenza, però, è meno indicata. La versione browser non registra incontri dal vivo e l’app mobile dipende dal microfono dello smartphone, che può offrire una qualità audio inferiore rispetto a un dispositivo dedicato. Si tratta di un limite legato al tipo di registrazione, non a Otter in sé.

Leggi qui il nostro confronto completo tra Plaud e Otter.

Fireflies

Fireflies è un’app per prendere appunti con l’intelligenza artificiale pensata soprattutto per le riunioni online. Come Otter, può partecipare alle videochiamate, registrare la conversazione, trascriverla e generare un riepilogo.

Si integra con piattaforme come Zoom, Teams e Google Meet e offre funzioni utili per i meeting virtuali: trascrizione in tempo reale, identificazione degli speaker e riepiloghi generati dall’IA. Crea anche un sommario cliccabile, così puoi tornare rapidamente ai momenti più importanti della riunione.

Per gli incontri in presenza, invece, non è la soluzione più adatta. Fireflies nasce per lavorare nel browser e nelle videochiamate, quindi rende meglio quando l’audio arriva da una piattaforma online.

Qui puoi leggere perché riteniamo Plaud la migliore alternativa a Fireflies.

Blue Dot

Blue Dot è diverso da strumenti come Otter e Fireflies perché non entra nella riunione come partecipante automatico. Registra direttamente l’audio del computer.

Questo significa che, durante una riunione online, non compare un bot tra i partecipanti e non viene mostrato un avviso come “Fireflies Notetaker si è unito alla riunione”. Può essere utile quando vuoi evitare che un assistente virtuale visibile interrompa il flusso della conversazione o metta a disagio clienti e partecipanti.

Resta comunque importante informare le persone coinvolte quando registri una riunione.

In caso di necessità, Blue Dot può essere usato anche per incontri in presenza, attivando la registrazione audio dal computer. Tuttavia, per le riunioni dal vivo è preferibile scegliere un dispositivo hardware dedicato, come Plaud, perché è progettato per catturare meglio le voci nella stanza.

Come scegliere un sistema per prendere appunti durante le riunioni in presenza?

Per scegliere il sistema giusto, parti dal modo in cui lo userai davvero. Una riunione in presenza, una lezione, un’intervista o una chiamata di vendita hanno esigenze diverse, soprattutto per qualità audio, privacy e facilità d’uso.

Ecco i criteri principali da valutare:

• Caso d’uso: chiediti prima che tipo di conversazioni devi registrare. Devi trascrivere interviste, documentare riunioni in sala, seguire lezioni o registrare chiamate di vendita? Se lavori soprattutto con riunioni in presenza, gli strumenti basati solo su browser possono essere limitati, perché sono pensati più per meeting online che per conversazioni dal vivo.

• Portabilità: scegli uno strumento facile da portare con te e da usare senza preparazioni complicate. Un registratore portatile o un dispositivo indossabile da agganciare ai vestiti è più pratico durante riunioni, colloqui e spostamenti. Un dispositivo troppo ingombrante rischia, invece, di diventare scomodo nell’uso quotidiano.

• Privacy e sicurezza: valuta il tipo di informazioni che verranno registrate. Se parli di dati sensibili, clienti, contratti o informazioni aziendali, servono funzioni come crittografia, archiviazione sicura e controlli di accesso. Per un uso professionale, è meglio scegliere un sistema con standard di sicurezza e conformità adeguati.

• Reputazione dell’azienda: controlla chi sviluppa il prodotto e quanto è affidabile. Nel settore dell’intelligenza artificiale esistono molte soluzioni nate come progetti sperimentali e non tutte mantengono le promesse. Prima di scegliere, verifica recensioni, assistenza clienti, aggiornamenti del prodotto e attenzione alla protezione dei dati degli utenti.

Perché scegliere Plaud per prendere appunti durante le riunioni?

Plaud Note è un dispositivo hardware pensato per registrare riunioni dal vivo e trasformarle in appunti organizzati con l’intelligenza artificiale.

Quasi 1,5 milioni di professionisti usano Plaud per registrare riunioni, interviste e conversazioni di lavoro. Il motivo è semplice: il dispositivo combina registrazione audio, trascrizione, riepilogo e modelli di appunti in un unico strumento.

In pratica, puoi usarlo come registratore vocale e come assistente per riunioni basato sull’intelligenza artificiale. Registra ciò che viene detto, genera una trascrizione AI e organizza le informazioni in un formato più facile da leggere, cercare e condividere.

Per registrare una riunione dal vivo con Plaud, ti basta:

1. Agganciarlo alla camicia.

2. Premere il pulsante di registrazione.

3. Scegliere un modello di appunti.

4. Caricare l’audio.

Dopo il caricamento, Plaud si occupa della parte più importante: trascrive la conversazione, identifica i partecipanti, estrae i punti da trattare e trasforma la riunione in un documento ricercabile e condivisibile.

Può anche analizzare gli appunti con l’intelligenza artificiale, così non devi partire da una registrazione grezza. Carichi l’audio e ottieni appunti già strutturati, pronti da consultare dopo la riunione.