Riunione Zoom vs riunione Teams (2025): quale piattaforma è la migliore per il tuo team?

Con la digitalizzazione del lavoro, essere un team leader oggi significa gestire riunioni online di ogni tipo. La piattaforma che scegli, quindi, può fare una grande differenza tra un incontro efficiente e uno caotico.

Oggi Microsoft Teams e Zoom dominano il mercato globale delle videoconferenze, coprendo insieme oltre l’88% del settore. Per questo motivo, quando si tratta di scegliere uno strumento per una riunione, la decisione si riduce quasi sempre a queste due soluzioni. Ma come capire quale si adatta meglio alle esigenze del tuo team?

In questa guida confronteremo la riunione Teams e la riunione Zoom, analizzando prezzi, funzionalità e i contesti in cui ciascuna piattaforma offre il massimo vantaggio.

Riunione Teams vs riunione Zoom: panoramica

Zoom guida il mercato globale delle videoconferenze con una quota del 55,9%, mentre Microsoft Teams rappresenta circa il 32,3%. La tabella seguente riassume le principali differenze tra le due piattaforme, aiutandoti a individuare quella più adatta alle esigenze del tuo team:

Riunione Teams vs riunione Zoom: prezzi e piani

Microsoft Teams e Zoom offrono entrambe una versione gratuita con la possibilità di ospitare fino a 100 partecipanti per riunione.

Di seguito, una panoramica dei piani a pagamento per utente, con le relative caratteristiche principali.

Prezzi di Microsoft Teams

• Essentials (3,70 €/mese): include strumenti avanzati per le riunioni, spazio di archiviazione nel cloud e supporto dedicato.
• Business Basic (5,60 €/mese): offre le versioni desktop delle app Microsoft Office, un’email personalizzata, funzioni di collaborazione avanzate e oltre dieci app aziendali integrate.
• Business Standard (11,70 €/mese): aggiunge strumenti di progettazione e montaggio video, oltre a spazi di lavoro condivisi per una collaborazione più efficiente.

Microsoft Teams si conferma una scelta conveniente, soprattutto per chi utilizza già Microsoft 365 per partecipare a una riunione, grazie all’integrazione diretta con l’ecosistema Microsoft.

Prezzi di Zoom

• Pro (12,49 €/mese): estende la durata delle riunioni fino a 30 ore e include un supporto in tempo reale assieme all'automazione dei flussi di lavoro.
• Business (17,49 €/mese): permette di ospitare fino a 300 partecipanti, con lavagne illimitate e gestione dei domini aziendali.

Zoom ha un costo più alto, ma la qualità audio e video superiore ne giustifica il prezzo, soprattutto per chi organizza frequentemente riunioni esterne con clienti e partner.

Confronto delle funzionalità di una riunione Teams e di una riunione Zoom (per i responsabili di team)

Il vero valore di una piattaforma per le riunioni si misura nelle funzionalità che il team sfrutta ogni giorno.

Ecco un confronto approfondito tra Microsoft Teams e Zoom, analizzando gli elementi più rilevanti per la collaborazione in ambito professionale.

Sicurezza

Sia una riunione Zoom che una riunione Teams mettono la sicurezza dei dati al centro della loro offerta.

Teams si basa sull’infrastruttura di sicurezza Microsoft, con crittografia integrata e autenticazione a più fattori, garantendo una protezione di livello enterprise.

Zoom, dal canto suo, ha potenziato in modo significativo le proprie misure dopo gli episodi di Zoombombing del 2020, introducendo crittografia end-to-end, sale d’attesa e codici di accesso personalizzati per i partecipanti.

Per le organizzazioni che trattano dati sensibili od operano in contesti aziendali strutturati, la stretta integrazione di Teams con il sistema di sicurezza Microsoft costituisce un vantaggio concreto.

Numero di partecipanti

Entrambe le piattaforme gestiscono riunioni di grandi dimensioni, ma con alcune differenze significative.

Nei piani più avanzati, una riunione Teams può ospitare fino a 10.000 partecipanti, mentre una riunione Zoom consente un massimo di 300 utenti nelle riunioni standard, estendibile a 5.000 con l’add-on Large Meeting.

Per la maggior parte dei team aziendali, entrambe le soluzioni offrono un’eccellente stabilità e capacità, ma Teams si dimostra più adatto per eventi su larga scala o sessioni interne con numerosi partecipanti.

Limite di tempo

Se il tuo team organizza frequentemente sessioni strategiche o workshop con i clienti, Microsoft Teams è la scelta più comoda per chi partecipa alla riunione. Il piano gratuito, infatti, consente meeting fino a 60 minuti, offrendo maggiore flessibilità.

Zoom, invece, limita le riunioni gratuite a 40 minuti, un vincolo che può risultare fastidioso nelle call più lunghe.

Con i piani a pagamento entrambi eliminano queste restrizioni, quindi la decisione dipende da quanto utilizzi la versione gratuita. Scegli Teams se vuoi più autonomia senza costi aggiuntivi; opta per Zoom se la durata ridotta non incide sulla tua operatività.

Registrazione delle riunioni

Sia una riunione Teams che una riunione Zoom integrano funzioni di registrazione e trascrizione, ma differiscono nella gestione dei file.

Teams archivia automaticamente tutto all’interno di Microsoft 365, mantenendo i documenti nel medesimo ecosistema utilizzato per il lavoro quotidiano.

Zoom, invece, salva le registrazioni nel proprio cloud dedicato, una soluzione più immediata se desideri condividere rapidamente i link con colleghi o clienti.

Se operi principalmente in ambiente Microsoft, Teams rappresenta la scelta più naturale; se, invece, ti serve solo un archivio semplice e accessibile delle chiamate, Zoom risulta più pratico.

Tuttavia, nessuno dei due strumenti copre le conversazioni di persona, che spesso sono altrettanto rilevanti. In questi casi, un assistente indossabile come Plaud Note diventa un alleato prezioso: si collega al dispositivo e registra in modo discreto riunioni, colloqui o brainstorming, senza gravare sul software di videoconferenza.

Condivisione dello schermo

Entrambe le piattaforme permettono di condividere lo schermo durante le riunioni, ma fanno uso di approcci diversi:

• Microsoft Teams integra la funzionalità in modo fluido con le applicazioni dell'ambiente Microsoft 365 (come, ad esempio, PowerPoint). Questo rende più semplice la condivisione per chi presenta documenti o report durante i meeting.
• Zoom, invece, punta sulla semplicità e sulla stabilità. La sua funzione di condivisione dello schermo è estremamente intuitiva e garantisce prestazioni fluide anche con partecipanti esterni all’organizzazione o connessioni meno stabili.

Strumenti di collaborazione

Microsoft Teams non è solamente uno strumento pensato per le riunioni. Integra, infatti, perfettamente chat, condivisione di file e gestione dei progetti all'interno di un unico ambiente. Questo facilita la gestione di progetti, il lavoro di squadra e la continuità operativa.

Zoom, invece, è ancora focalizzato quasi esclusivamente sulle riunioni online. Solo negli ultimi anni ha introdotti funzioni come Zoom Team Chat e documenti condivisi, nel tentativo di colmare il divario con la piattaforma Microsoft.

Per i leader che cercano una soluzione completa e integrata, Teams rappresenta la scelta più naturale, grazie a un ecosistema unificato che semplifica la collaborazione e migliora la produttività quotidiana.

Sottotitoli

Sia le riunioni di Zoom che di Teams supportano i sottotitoli in tempo reale, una funzione che migliora sensibilmente l'accessibilità degli incontri online (specialmente per chi lavora con team internazionali o distribuiti in più Paesi).

Funzionalità di intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale è ormai una parte integrante sia di Teams che di Zoom: viene impiegata, ad esempio, per generare sottotitoli automatici, ridurre il rumore di fondo e creare riepiloghi intelligenti delle call.

Tuttavia, questi benefici restano limitati alle riunioni virtuali. Per i professionisti che partecipano anche a incontri dal vivo, strumenti come Plaud.ai rappresentano il complemento ideale: grazie a trascrizioni AI accurate e riepiloghi personalizzati, estendono le potenzialità dell’intelligenza artificiale anche alle conversazioni reali, garantendo continuità e produttività in ogni contesto.

Dispositivi

Microsoft Teams è compatibile con desktop, tablet e smartphone, assicurando un’esperienza coerente e fluida su qualsiasi dispositivo.

Anche Zoom offre la stessa versatilità, ma si distingue per la migliore integrazione con hardware di terze parti, come le Zoom Rooms, ideali per sale riunioni e ambienti conferenza professionali.

Integrazioni

Se la tua azienda utilizza già Microsoft 365, Teams rappresenta la scelta più naturale grazie alla sua integrazione nativa con l’intero ecosistema Microsoft.

Zoom, invece, si distingue per un ampio marketplace che include oltre 3.000 app e integrazioni di terze parti: una risorsa preziosa per chi cerca maggiore flessibilità e strumenti personalizzabili al di fuori dell’ambiente Microsoft.

Assistenza clienti

Entrambe le piattaforme offrono un servizio di assistenza su più livelli, modulato in base al piano sottoscritto.

I clienti enterprise possono contare su tempi di risposta prioritari e un supporto dedicato, mentre per i team di dimensioni ridotte l’assistenza rimane comunque adeguata, ma con funzionalità limitate nelle versioni gratuite.

Lavagne

La riunione Microsoft Teams integra una lavagna interattiva (Microsoft Whiteboard) perfetta per attività di brainstorming, pianificazione e collaborazione visiva direttamente nella piattaforma.

Anche la riunione Zoom offre una funzione analoga, ma molti utenti scelgono di affiancarla ad applicazioni di terze parti per disporre di strumenti più avanzati e di una maggiore libertà creativa.

Chat di gruppo

Teams si distingue per la sua chat di gruppo, integrata in modo completo all’interno dell’ecosistema collaborativo Microsoft.

La chat di Zoom è funzionale e intuitiva, ma rimane un elemento secondario rispetto al focus principale sulle riunioni.

Se per il tuo team è fondamentale mantenere una comunicazione continua e strutturata, Teams è la scelta più efficace, grazie alla sua integrazione diretta con canali, file e strumenti di gestione dei progetti.

Riunione Teams vs riunione Zoom: quale scegliere come team leader

Entrambe le piattaforme possono supportare al meglio il lavoro del tuo team, ma ciascuna risponde a esigenze e contesti diversi.

Ecco una panoramica sintetica per aiutarti a scegliere la soluzione più adatta alla tua organizzazione, nonché al tuo modo di lavorare.

La riunione Teams è la soluzione ideale per

• Organizzazioni che dispongono già di un abbonamento a Microsoft 365.
• Responsabili e team leader che desiderano un unico hub per riunioni, chat, file e collaborazione.
• Team di progetto che lavorano in modo sinergico e necessitano di una perfetta integrazione tra strumenti e processi.
• Aziende che richiedono elevati standard di sicurezza e di conformità già integrati nella piattaforma.

La riunione Teams non è la soluzione ideale per

• Piccoli team che necessitano di uno strumento per le riunioni semplice e immediato.
• Responsabili che preferiscono una configurazione essenziale, senza funzioni avanzate o integrazioni complesse.
• Gruppi di lavoro che utilizzano principalmente app e strumenti esterni all’ecosistema Microsoft.

La riunione Zoom è la soluzione ideale per

• Aziende che organizzano riunioni esterne frequenti con clienti, fornitori o partner.
• Responsabili che danno priorità a qualità video e audio elevate durante le call.
• Team che non hanno bisogno di un’integrazione avanzata con Microsoft 365.
• Organizzazioni che lavorano con dispositivi eterogenei o dispongono di sistemi per sale conferenze di terze parti.

La riunione Zoom non è la soluzione ideale per

• Team che cercano un’unica piattaforma per chat, gestione dei progetti e condivisione dei file.
• Organizzazioni che desiderano ridurre i costi, poiché i piani a pagamento di Zoom risultano più onerosi rispetto a quelli di Teams.
• Aziende che operano in settori con rigide normative sulla privacy dei dati e necessitano di controlli di sicurezza più avanzati, nonché integrati.

Oltre Teams e Zoom: completa la tua scelta con Plaud Note

Alcune delle conversazioni più significative non avvengono durante le call online, ma nei corridoi, durante una visita in sede o davanti a un caffè con un cliente. È in questi momenti che entra in gioco Plaud Note, un dispositivo con intelligenza artificiale pensato per catturare e organizzare le informazioni più preziose (quelle che spesso si perdono tra una riunione e l’altra).

Invece di fare affidamento sulla memoria o su appunti disordinati, Plaud Note ti consente di registrare con precisione e di ottenere delle trascrizioni chiare, pronte da condividere con il tuo team.

Ecco cosa offre:

• Trascrizioni e riepiloghi automatici, generati dall’intelligenza artificiale.
• Modelli professionali per riunioni, interviste e lezioni.
• Supporto per 112 lingue di trascrizione.
• Registrazione in doppia modalità, per chiamate e conversazioni dal vivo.
• Archiviazione cloud illimitata, per accedere in sicurezza ai tuoi contenuti ovunque ti trovi.

Plaud Note non sostituisce Teams o Zoom, li completa. Mentre le piattaforme di videoconferenza gestiscono le riunioni programmate, Plaud Note si occupa di documentare le conversazioni spontanee e in presenza, assicurando che nessuna informazione importante vada perduta.

Conclusione

La scelta tra una riunione Microsoft Teams e una riunione Zoom non dipende solo dalle funzionalità, ma soprattutto dal flusso di lavoro della tua organizzazione.

Teams è la soluzione ideale se utilizzi già Microsoft 365 e desideri gestire riunioni, chat e documenti all’interno di un unico ecosistema integrato. Zoom, invece, è perfetto se cerchi una piattaforma semplice, intuitiva e affidabile per le videochiamate con clienti e partner esterni.

Per non perdere nulla di ciò che accade fuori dalle riunioni online, affianca a queste piattaforme Plaud Note: un assistente intelligente che registra le conversazioni dal vivo, le trascrive automaticamente e genera riepiloghi chiari e organizzati.

Vuoi lavorare in modo più efficiente? Acquista Plaud Note oggi stesso e approfitta del piano Starter gratuito, che include 300 minuti di trascrizione per migliorare la tua produttività e semplificare la gestione dei tuoi appunti.

FAQ

Qual è lo svantaggio di Microsoft Teams?

Teams può risultare articolato per i team che desiderano un’app per le riunioni semplice e immediata. Dà il meglio di sé all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Al di fuori di questo contesto, però, potresti trovarti a pagare per funzionalità che non sfrutti appieno.

Perché molte persone preferiscono Zoom a Teams?

Molte persone preferiscono Zoom a Teams per la sua immediatezza d’uso. Basta un link per entrare in riunione, senza configurazioni complesse o passaggi aggiuntivi, e la qualità video è solitamente stabile e fluida. Per questo, Zoom è spesso la scelta ideale per i meeting con clienti e per i check-in rapidi tra colleghi o partner esterni.

Teams o Zoom: quale ha più utenti?

Microsoft Teams registra un numero complessivo di utenti più elevato grazie alla sua integrazione diretta con Microsoft 365. Zoom, però, continua a mantenere una presenza solida, soprattutto al di fuori dell’ambiente aziendale, dove è apprezzato per la sua semplicità d’uso e affidabilità.